Autmatisierter Einbürgerungsprozess in den Kantonen Schwyz und Zug

27. Februar 2015 um 12.34 Uhr
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Der Einbürgerungsprozess geht über mehrere Stufen, ist kantonsübergreifend und hat lange Durchlaufzeiten. Die  manuelle Fallverwaltung mit dem Einsatz simpler Office-Tools verursacht einen sehr grossen Arbeitsaufwand und ist fehleranfällig. Die Kantone Schyz und Zug haben mittels Prozessmodellierung und -automatisierung einen modernen Standard geschaffen.

Der Einbürgerungsprozess ist dreistufig und kantonsübergreifend mit unterschiedlichen Zuständigkeiten. In einem ersten Schritt prüft die Gemeinde, bei welcher das Einbürgerungsgesuch eingereicht wird, das Gemeindebürgerrecht. Das neueröffnete Dossier wird im Anschluss an den Kanton weitergeleitet. Dieser wiederum erstellt im Laufe des Prozesses zahlreiche Dokumente sowie Urkunden und arbeitet im Zuge der Bearbeitung mit verschiedenen internen und externen Stellen zusammen.
Vor der Umstellung auf eine softwarebasierte Lösung war der Einbürgerungsprozess mit einem hohen Aufwand verbunden und lief grösstenteils manuell ab – beispielsweise unter Zuhilfenahme von Excel-Tabellen oder Word- und Mailvorlagen. Im Kanton Zug war für die Dossiers bis zur Einführung der CSA gar ein Karteikartensystem im Einsatz: «Rote, gelbe und grüne Klammern visualisierten den aktuellen Stand des Dossiers: bewilligt, sistiert oder rot für abgelehnt», erinnert sich der damalige Zivilstandsinspektor Albert Steger. Die langen Durchlaufzeiten von fünf bis zehn Jahren machten die manuelle Abwicklung nicht gerade effizienter.
Für Albert Steger und sein Team war die Zielsetzung von Anfang an klar: «Wir wollten den administrativen Aufwand minimieren und gleichzeitig eine zeitgerechte Lösung wichtig, anhand von Statistiken und Auswertungen handfeste Argumente gegenüber der Politik zu haben. Bei der Automatisierung der Prozesse ging es neben der Arbeitserleichterung auch um die Sicherstellung der Qualität: «Die Software kennt kein Vergessen» so Albert Steger, heute Zivilstandsinspektor im Kanton Schwyz.

Prozessautomatisierung mittels Software
Die prozessbasierte Applikation CSA ersetzte in beiden Kantonen den bisher manuellen Verwaltungsprozess. Damit ist es möglich, die Vorgänge standardisiert und per Mausklick zu erledigen. Als Vorlage für das Schwyzer Modell, das 2013 umgesetzt wurde, diente die CSA-Lösung des Kantons Zug, wo diese bereits seit längerer Zeit im Einsatz ist. Der ehemals in Zug zuständige Albert Steger brachte die Workflow-Lösung bei seinem Stellenwechsel in den Kanton Schwyz gewissermassen mit: «Aufgrund meiner positiven Erfahrungen wollte ich natürlich auch am neuen Arbeitsort mit der bewährten Lösung arbeiten.»

Am Beispiel des Kantons Schwyz wird die erhebliche Aufwandsminderung deutlich. Sowohl im Rahmen der Vorerfassung auf Gemeindeebene als auch bei der weiteren Bearbeitung des Dossiers im Kanton setzt das System diverse Schritte automatisiert um – zum Beispiel automatisch generierte, standardisierte Korrespondenz. Ebenso läuft die Kommunikation mit dem Bund über die CSA-Lösung. «Am meisten Aufwand generiert der Antrag an den Kantonsrat, der früher  mit sehr viel Handarbeit verbunden war», erinnert sich Albert Steger. Der Antrag, in welchem 100 bis 150 Einbürgerungsanträge enthalten sind und der 60 bis 70 Seiten umfasst, wird nun per Knopfdruck aus dem System erstellt. Auch die Erstellung der Bürgerrechtsurkunde als letzter Schritt im Einbürgerungsprozess ist weitestgehend automatisiert. Selbstverständlich sind laufende Anpassungen am System jederzeit möglich. Dies wird zum Beispiel dann notwendig, wenn behördliche Änderungen im Rahmen neuer Gesetze oder Verordnungen vorliegen.
Einen konkreten Mehrwert sehen die beiden Kantone in allererster Linie in der grossen Arbeitserleichterung, die aufgrund der Automatisierung des Prozesses erreicht wurde. Zudem ist es nun viel einfacher zu sehen, auf welchem Stand sich jeder einzelne Vorgang ist jederzeit ersichtlich, wo wir im Einbürgerungsprozess gerade stehen,» so Stoll.
Der Nutzen der workflowbasierten Applikation ist aber auch nach aussen sichtbar: «Wir schätzen vor allem die zentrale Erfassung aller Daten, die damit verbundene Transparenz, die standardisierte Generierung von Formularen, Dokumenten und Briefen sowie die Auswertungen und Reports für die Politik», kommentiert der Zivilstandsinspektor die gewinnbringenden Eigenschaften der CSA. Und weiter: «Ausserdem ist die Lösung sehr schnittstellenfähig, was es ermöglicht, Informationen der Einwohnerkontrolle und des Zivilstandsamts medienbruchfrei in den Prozess zu integrieren.»

Ein Modell für die Zukunft aller Kantone?
Was dank CSA in den Kantonen Schwyz und Zug erreicht wurde, kann kantonsübergreifend als Modell für den Einbürgerungsprozess genutzt werden. «Durch die Modellierbarkeit der Software ist sie sehr gut überall einsetzbar – auch bei anderen Kantonen. Umso mehr, als dass der Einbürgerungsprozess in allen Kantonen dreistufig gestaltet ist», fasst Albert Steger zusammen.
Der Kanton Zug erkennt auch zukünftig spannende Automatisierungspotenziale. «Wenn Bund und Gemeinden im gleichen Idealfall.» Auch Albert Steger sieht weitere Möglichkeiten für die Zukunft, etwa beim Thema Archivierung. Mit AXON IVY seien bereits weitere Schritte geplant: «Wir sind sehr zufrieden mit AXON IVY und könnten uns nicht mehr vorstellen, ohne die Lösung zu arbeiten.»

Projektziele

  • Automatisierter Einbürgerungsprozess
  • Aufwandsminimierung und Qualitätssicherung
  • Standardisierte Dokumentengenerierung
  • Auswertungen und Reports für die Politik

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