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Das Personalamt Graubünden digitalisiert seine Personaldossiers

2. Juni 2014 um 15.54 Uhr
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Personalamt_Graubuenden

Mit der Einführung eines elektronischen Personalinformationssystems hat das Personalamt Graubünden die bisher dezentrale Dossierführung für rund 3’000 Mitarbeitende in 39 Ämtern digitalisiert und zentralisiert.

Die historischen Personaldossiers elektronisch nutzbar machen
Im Jahr 2013 wurde in der Bündner Kantonsverwaltung ein neues elektronisches Personalinformationssystem eingeführt. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es nur papierbasierte Personaldossiers. Die Dossiers enthalten die administrativ und arbeitsrechtlich relevanten Informationen sämtlicher Mitarbeitenden der Kantonalen Verwaltung, wie zum Beispiel Arbeits- und Lehrverträge oder Weiterbildungsvereinbarungen. Mit dem neuen System kam die Frage auf, wie mit den 3’700 papierbasierten Personaldossiers verfahren werden soll.

Projektleiter Magnus Oeschger, Leiter Personalrecht im Personalamt Kanton Graubünden, sagt zur Ausgangslage: „Wir hatten ein topmodernes System, doch es war noch leer. Die Frage, wie wir die bereits existierenden papierbasierten Informationen in das  System bekommen, hat uns einiges Kopfzerbrechen bereitet. Wir verfügen zwar im Rahmen der neuen IT-Lösung über eine Scanning-Infrastruktur für das Erfassen neuer Unterlagen, doch diese ist nicht für das Scanning tausender Seiten konzipiert. “

ARCLPACE-Lösungsübersicht

Scanning vor Ort – ideal für vertrauliche Informationen
Arcplace konnte gleich zwei Lösungen anbieten: Die elektronische Erfassung der Dokumente vor Ort mit einer mobilen Hochleistungs-Scanning-Infrastruktur oder das Scanning im hauseigenen Scan-Center. Aufgrund der Vertraulichkeit der Personalunterlagen kam für Magnus Oeschger nur die Vor-Ort-Lösung in Frage.

Effizientere Prozesse und bessere Dienstleistung
Dank dem Scan-Service von Arcplace konnte das Personalamt des Kantons Graubünden seine 3’700 historischen, papierbasierten Personaldossiers innerhalb  kürzester Zeit in eine digitale Form überführen und so im neuen elektronischen Personalinformationssystem nutzbar machen. Personalinformationen sind heute blitzschnell nach Personalnummer, Vorname, Nachname, Anstellungsstatus, Dokumentenart und weiteren Kriterien auffindbar. Dank der höheren Reaktionsgeschwindigkeit kann das Amt  seine Funktion als zentrales Kompetenz- und Dienstleistungszentrum noch besser wahrnehmen.

Einen weiteren, grossen Vorteil des Scan-Projektes spricht Magnus Oeschger an:  “Wir konnten endlich tief und sorgfältig in den alten Datenbeständen aufräumen. Durch das selektive Scanning exakt definierter Dokumente verfügen wir heute über homogene, elektronische Dossiers. Diese umfassende Bereinigung hätten wir mit unseren personellen Ressourcen parallel zum Tagesgeschäft nicht erreicht.“

Auf einen Blick:
Arcplace stellte die Digitalisierung von rund 3’700 papierbasierten Personaldossiers zur Übernahme in das neue elektronische Personalinformationssystem sicher. Der Service des Anbieters Arcplace Zürich umfasste:

  • Projektmanagement und Beratung
  • Bereitstellung von Scanning-Infrastruktur und Scanning-Team
  • Manuelles Heraussuchen und Vorbereiten der vordefinierten Dokumente
  • Scanning der Dokumente
  • Indexierung und Validierung
  • Manuelle Bildoptimierung durch Scan Operator
  • Mehrstufige Qualitätskontrollen
  • Übergabe der PDF-Files
  • Umfassendes Reporting

Link zur Anbieter Kontaktseite von Arcplace

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