Die Debitoren im Griff

1. April 2014 um 9.36 Uhr
0

Accounting Series - Thumbsup

Die öffentliche Verwaltung hat Optimierungspotenzial bei den Debitoren – selbst dort wo bereits seit Jahren mit einem ERP-System gearbeitet wird. Verbesserungspotenzial findet sich bei den Stammdaten, bei der internen Verrechnung, bei den Bankbuchungen und an weiteren Stellen.

Die Debitorenbuchhaltung gehört zu den klassischen Gebieten der Finanzbuchhaltung, das Debitoren-Nebenbuch gibt es  sowohl in kleinen Buchhaltungs-Softwarepaketen wie auch in mächtigen ERP-Systemen wie SAP. Man könnte also meinen, das Thema sei ausgereizt – keine Schlagzeile mehr wert im Zeitalter von «Big Data» und «Mobile». Bemerkenswerterweise findet sich bei grossen Organisationseinheiten der der öffentlichen Verwaltung häufig Optimierungspotenzial – selbst wenn sie bereits seit Jahren mit einem ERP-System arbeiten.

Dubletten oder zentrale Stammdaten?
Organisationen der öffentlichen Hand, wie kantonale und städtische Verwaltungen oder grosse Hochschulen sind fein verästelt. In vielen dezentralen Einheiten werden Leistungen erbracht und fakturiert. Diese Einheiten haben oft dieselben Kunden – es besteht somit der Wunsch die Datenstämme gemeinsam zu bewirtschaften und Dubletten zu vermeiden. ERP-Softwarepakete haben dafür ihre eigene Logik: allgemeine Stammdaten wie die Adresse oder Kommunikationsdaten werden für alle Nutzer einheitlich gepflegt. Buchungskreisbezogene Daten, wie Zahlungskonditionen oder Mahnparameter werden pro dezentrale Einheit verwaltet. Was in der Theorie gut klingt, funktioniert in der Praxis of nicht. Unterschiedliche Organisationseinheiten mutieren sich gegenseitig die allgemeinen Stammdatenfelder – und ärgern sich, wenn sie ihre Daten von Fremden angetastet finden. Regelungen über die Berechtigungssteuerung sind meist zu kompliziert oder werden nicht umgesetzt.

Will man dies verbessern, ist hier die  Lösung weniger technischer als organisatorischer Natur: Verantwortlichkeiten, Organisation und Prozesse der Debitorenbuchhaltung gehören organisationsweit durchdacht und geregelt. Technische Lösungen wie die Berechtigungssteuerung oder Workflows können die Optimierung der Prozesse dabei unterstützten.

Dezentral fakturieren: effizient und ohne Fehler
Eine weitere Herausforderung grosser und dezentral organisierter Verwaltungen: bei vielen dezentralen Einheiten fällt jährlich nur ein kleines Volumen von Debitoren-Fakturen an. Da sich aufwendige Systeme vermeintlich nicht lohnen wird dezentral oft mit einfachsten Mittel fakturiert: Microsoft-Word oder Excel in Verbindung mit «roten Einzahlungsscheinen» ohne Referenznummer. Verbucht wird in diesen Fällen meist erst beim Zahlungseingang – mit dem Effekt, dass die Summe der ausstehenden Beträge in der Buchhaltung  nicht ersichtlich ist und das Mahnen manuell erfolgen muss. Die «wenigen Rechnungen» können sich einer grossen dezentralen Organisation summieren, so dass jährlich zehntausende von Debitorenrechnungen auf diese wenig effiziente Weise verarbeitet werden.

Wo dezentral nur wenige Rechnungen ausgestellt werden, besteht meist auch wenig Wissen über die Feinheiten der Mehrwertsteuer – in der Folge passieren Fehler bei der Ausstellung, Kennzeichnung und Verbuchung der Belege.

Die Krux: diese Problematik kann nicht einfach mit einem zentralen ERP-System aufgefangen werden, selbst wenn dieses aus technischer Sicht problemlos dezentral genutzt werden könnte. Für den dezentralen Einsatz sind diese Systeme meist zu kompliziert. Eine kompletter Zentralisierung der Fakturierung ist aus logistischen und organisatorischen Gründen auch keine Alternative. Die Lösung? Sie besteht aus der Kombination von technischen und organisatorischen Massnahmen: eine einfaches und schlankes Web-Fakturierungstool wird auf die dezentralen Nutzer zugeschnitten und kann von diesen problemlos bedient werden. Die Integration mit dem zentralen ERP-System stellt eine effiziente Verarbeitung sicher. Durch Workflows können Tätigkeiten wie die Kontrolle der Mehwertsteuer in einem Kompetenzzentrum (der zentralen Debitorenbuchhaltung) konzentriert werden; auch der Rechnungsdruck und gegebenenfalls das Mahnen lassen sich zentralisieren.
Bitte mehr Informationen zur Web-Faktur

Interne Verrechnung: wie optimieren?
Viele finden es störend oder inakzeptabel wenn sich Verwaltungseinheiten gegenseitig Rechnungen stellen und diese über das Bankensystem bezahlen. Dies kommt in grossen Organisationen wie einer städtischen Verwaltung oder zwischen den zahlreichen Instituten einer Hochschule vor. «Es muss doch möglich sein, eine interne Verrechnung einzurichten», heisst es dann. Einmal mehr: was in der Theorie einfach tönt, ist in der Praxis schwierig umzusetzen. Sind effiziente Branchenlösungen zur Fakturierung hoher Volumen von Kundenrechnungen im Einsatz, ist es ineffizient, für die interne Verrechnung einen separaten Prozess «abzuzweigen». Es ist dann ökonomischer, die wenigen internen Rechnungen mitlaufen zu lassen, zumal der Zahlungsverkehr in der Schweiz reibungslos und kostengünstig funktioniert. Grundsätzlich: für interne Verrechnungen gibt es in ERP-Systemen unterschiedliche Lösungsansätze: sie reichen von der Belastung in der Kostenrechnung über Workflows bis zum Optimieren des Zahlungsprogramms. Auch hier gilt: die Geschäftsvorfälle und Prozesse sind genau zu durchleuchten, bevor eine Optimierung angestrebt wird.

Manuelle Bankbuchungen ablösen
In der Schweiz kennt jeder den «orangen» Einzahlungsschein mit Referenz-Nummer, den ESR. Schon in den Siebziger Jahren hat die Post zusammen mit den Banken den Zahlungsverkehr modernisiert und eine in Europa und weltweit einzigartig effiziente Lösung geschaffen. Durch die Referenznummer können eingehende Zahlungen den offenen Debitorenpositionen zugeordnet werden, die manuelle Verbuchung entfällt.
Was ausserhalb der Debitoren-Buchhaltung oft nicht nicht realisiert wird: trotz ESR fällt beim Verbuchen der Zahlungseingänge viel manuelle Arbeit an. Neben den elektronischen ESR-Rückmeldungen gibt es auch noch die Belege und Kontoauszüge von Post und Bank. Diese werden in den meisten Fällen noch manuell verbucht: Gutschriften, Belastungen, Gebühren, Zinsen – alles wird per Handarbeit im System erfasst.

Dies ist unverständlich, gibt es doch schon seit langem eine effizientere Lösung: den elektronischen Kontoauszug. Post und Banken bieten diesen kostenlos als Download-Service an. Mit der richtigen Software-Konfiguration können über 80% der anfallenden Buchungen automatisiert werden. Erstaunlich, dass dieser Prozess in der öffentlichen Verwaltung der Schweiz noch nicht flächendeckend verbreitet ist.

Fazit
Es gäbe noch weiteres Optimierungspotential zu diskutieren. Die papierlose elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist in der Schweiz erst gerade am Anrollen, erste Projektreferenzen aus der öffentlichen Verwaltung gibt es bereits. referenzportal.ch wird diese Thematik im Rahmen einer Artikelserie weiterführen.

In der Zwischenzeit lautet unser Fazit:
Wenn Sie in Ihrer Debitoren-Buchhaltung schon länger nichts mehr optimiert haben, sollten Sie die aktuellen Prozesse überprüfen. Eine Vorstudie kann Optimierungspotenzial aufzeigen.

 Ich habe Interesse an einer Vorstudie

 

Artikel auf Social Media Platformen teilen

Diesen Artikel kommentieren

Wir sind sehr an einer offenen Diskussion interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln.