Die «Legi» an Hochschulen – vom Ausweis zur Multifunktionskarte

Jede Hochschule stellt ihren Studierenden einen Ausweis, die «Legi» zur Verfügung. Moderne Ausweise unterstützen eine Vielzahl an Funktionen und Anwendungen.
Oft wird die Karten-Infrastruktur dann auch genutzt, um den Mitarbeitenden eine Karte zur Verfügung zu stellen.

Zurück zur Legi: Verantwortlich für die Karte sind in den meisten Fällen die Abteilung Studierende oder Student Services. Schnell stellt sich die Frage, welche Services und Leistungen den Karteninhabern zur Verfügung gestellt werden sollen.
Mensa-Vergünstigung, Alumni- und Sport-Mitgliedschaften, Nutzung von Bibliotheken und Zugriff auf Geräte wie Kopierer oder Drucker sind nur einige der Services und Funktionen, die Studierenden zur Verfügung stehen. Vielerorts ist heute jede dieser Funktion noch mit einer eigenen Karte im Kreditkarten-Format verbunden.

Standardfunktionen sind Identifikation und Zutritt
Die wichtigsten Funktionen einer «Legi» sind Identifikation und Zutrittskontrolle. Auch zum Nachweis bei Prüfungen oder für Buchausleihen sind die Karten mit Foto und persönlichen Daten wie Vor- und Nachname ausgestattet.
Betreffend Zutritt unterscheiden Hochschulen in der Regel mindestens zwei Bereiche: die für die Öffentlichkeit zugängliche Aussenhülle sowie bestimmte Sektoren wie Laboratorien und Büros, welche mit einer speziellen Schliessung versehen sind.
Mittels Schliessprofilen auf der Zutrittskarte wird sichergestellt, dass nur zugangsberechtigte Personen Zutritt zu diesen Räumen haben. Wichtig ist die Integration mit einem Schliesssystem wie z.B. EXOS von KABA.

Je höher die Ausbaustufe, desto mehr Ansprechpartner
Es ist wie beim Autokauf: der Standard ist schnell erreicht und mit den Optionen fangen erst die Kosten, Überlegungen und Abwägungen an. Zur ersten Ausbaustufe gehören zunächst Uni-interne Angebote wie Zahlungsmodul für die Mensen, Ausleihe- und Bibliotheksfunktion sowie Zugriff auf Drucker und Kopierer. Auch Dienstleistungen, welche den Angehörigen der Universität von Dritten angeboten werden, können über die Karte abgewickelt werden. Ein Beispiel sind Sonderangebote für CarSharing oder Abonnemente für den regionalen Nahverkehr.

Projektvorgehen – von der Idee zur Karte
Kartenprojekte sind aufgrund der hohen technischen Integration komplex.
Die Aussenwirkung ist nicht zu unterschätzen, da eine sehr grosse Anzahl von Personen betroffen ist.

Bewährt hat sich ein ein 3-stufiges Vorgehen.

Schwerpunkte der Vorstudie, sind eine Situations-Analyse und die Initialisierung des Projekts. Neben der Klärung des Zeit- und Budget-Rahmen steht auch der erste Dialog mit den relevanten Ansprechpartnern der Departemente und Fakultäten der Universität an.

Für einen erfolgreichen Projektstart ist es wichtig, alle Beteiligten und Betroffenen von Beginn an Bord zu haben. Wer nicht zu Beginn dabei ist, kann später nur schwer überzeugt werden, finanzielle und personelle Ressourcen zum Gesamtprojekt zu leisten. Ist der Projektantrag geschrieben abgenommen, startet die nächste Phase gestartet, die das Projektteam ca. 3-4 Monate beschäftigt. Am Ende der Phase Pflichtenheft & Evaluation sind Technologie und Lieferanten bekannt. Vorher müssen jedoch die für Ausschreibung und Evaluation notwendigen Dokumente wie Pflichtenheft und Anforderungs-Katalog verfasst und verabschiedet werden. Unabhängig davon, ob ein bestehendes Karten-Management –System abgelöst wird oder ein Lösung auf der grünen Wiese entsteht, müssen die Wünsche und Anforderung der verschiedenen Ansprechpartner aufgenommen werden.

Ist der Lieferant ausgewählt, und sind die Rahmenbedingungen für das Projekt geschaffen, beginnt die eigentliche Umsetzung des Vorhabens an. Je nach Projektumfang, gemessen an Anzahl der Karten, involvierten Abteilungen und Zusatzfunktionen auf der Karte, gehen wir von einer Umsetzungsdauer von ca. 6 -12 Monaten aus.

example consulting  – Kompetenz und Erfahrung in Projekten
Die example consulting gmbh verfügt über die notwendige Erfahrung und Fachkompetenz um auch Grossprojekte im Bereich Karten-Management-Systeme umzusetzen: von technischen Abklärungen über Prozessgestaltung und Pflichtenheft bis zu rechtlichen Fragen der Ausschreibung und Evaluation.

Zum Autor: Dietmar Wettach ist Partner der example consulting und unterstützt Unternehmen und Verwaltungen bei der Initialisierung, Ausschreibung und Umsetzung von IT-Projekten.