Inventar in der öffentlichen Verwaltung – ein ungelöstes Problem?

5. Februar 2014 um 13.24 Uhr
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Soll ein iPad inventarisiert werden? Falls nein, erhöht dies die Diebstahlgefahr? Wie sieht es mit einem Beamer aus oder mit technischen Spezialgerät?

Die meisten öffentlichen Verwaltungen kennen interne Weisungen, wonach Mobilien, beispielsweise mit einem Wert über eintausend Franken, inventarisiert werden müssen. Diese Güter sind weit unter der Grenze der Aktivierungspflicht in einer Anlagenbuchhaltung und somit aus finanzieller Sicht bereits „abgeschrieben“. Dennoch besteht ein Interesse, ihren Bestand zu kontrollieren. Ein Grund liegt in der Diebstahlgefahr – was nicht kontrolliert wird, neigt dazu zu verschwinden. Doch gerade besonders diebstahlgefährdete Geräte, wie Tablets oder Smartphones liegen im Wert  oft unter der festgelegten Grenze.

Die Informatik-Sicht
Informatikabteilungen haben für jedes Problem eine Lösung. So erstaunt es nicht, dass es für die Inventarisierung von Internet-fähigen Geräten wie Computern, Laptops Druckern und Mobilgeräten gute Softwarelösungen gibt. Diese Geräte können über das verwaltungnsinterne Netzwerk inventarisiert werden – es ist nicht notwendig sie physisch aufzusuchen, um festzustellen ob sie noch da sind. Noch weiter gehen Lösungen für „Mobile Device Management“ (MDM), welche die zentrale Verwaltung und Sicherung von Mobilgeräten, inkl. der installlierten Software, erlauben. Doch eine Inventarlösung für Informatikgeräte ist nur eine halbe Lösung, wenn es keine Software-Applikation gibt, um anderes technisches Gerät zu verwalten.

Die Kosten-Sicht
Auch Geräte mit einem Wert von unter eintausend Franken, wie Tablets oder Smartphones können diebstahlgefährdet sein. Trotzdem sollte ihre Verwaltung nicht mehr Kosten verursachen, als die Geräte (im abgeschriebenen Zustand) wert sind. Aufwendige manuelle Lösungen scheiden wegen der Arbeitszeit-Kosten aus. Auch die Verwaltung in der Anlagenbuchhaltung, obwohl technisch möglich (Stichwort: geringwertige Güter, GWG), ist keine gute Option. Das Handbuch für Rechnungswesen des Kantons Zürich meint dazu: „Wirtschaftlichkeit ist in der Regel dann gegeben, wenn der organisatorische Aufwand (für die Führung in der Anlagenbuchhaltung – Redaktion) bei Positionen, die nicht bilanziert werden müssen, wesentlich geringer ist, als bei Positionen, die bilanziert werden müssen.“ Die Führung von iPads oder Büromaschinen in der Anlagenbuchhaltung ist unter diesem Gesichtspunkt nicht wirtschaftlich.

Die Daten-Sicht
Auch aktivierungsfähige Mobilien wie teure Maschinen oder Geräte sollten eine Inventar-Nummer und gegebenenfalls eine Inventar-Ettikette haben. Daraus folgt, dass eine gute Inventar-Lösung auch mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft sein muss. Nicht alle inventarisierten Güter sind somit mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft, aber eben einige davon. Dies ist eine zusätzliche Anforderung an die Software-Lösung – in einem Gebiet, dass nicht durch ein Überangebot an Standardprozessen und Lösungen glänzt.

Die Prozess-Sicht
Aus Sicht der Prozesse, würde es sehr viel Sinn machen, die Inventar-Nummer im Rahmen des Beschaffungsprozesses (z. B. im Kreditorenworkflow) zu vergeben. Denn diese würde sich „natürlich“ in den Prozess einfügen und nur geringen administrativen Mehraufwand verursachen. Dem Autor ist keine Verwaltung bekannt, die diesen Prozess so umgesetzt hat – aber bestimmt gibt es sie, diese innovative Organisation. Wir möchten von Ihnen hören – mache Sie bei unserer Kurz-Umfrage mit!

referenzportal. ch vermutet, dass die meisten Verwaltungen ihr Inventar mit Excel oder Access machen. Gute Software-Lösungen zeichnen sich nicht ab am Horizont.

Wir starten darum im ersten Schritt eine Umfrage, um in Erfahrung zu bringen, wie Verwaltungen in der Schweiz ihr Inventarproblem lösen. In einem zweiten Schritt werden wir in einer Artikelserie gute Lösungen portraitieren.

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