SAP Basis – Outtasking vs. Outsourcing

20. September 2015 um 17.10 Uhr
0

bigstock-Two-smiling-men-standing-in-fr-39346126

Informatik-Abteilungen stehen heute vor vielen Herausforderungen: Neben den allgemeinen Kostenanforderungen wird es schwierig, das Knowhow für aktuelle Themen bereitzustellen und von der Fachabteilung als Partner auf gleicher Höhe wahrgenommen zu werden. Die steigende Komplexität der Landschaften und mangelnde Skaleneffekte bei der Beschaffung von Hardware oder Projektressourcen führen zu ungünstigen Kostenstrukturen und wenig optimalen Prozessen und verstärken somit die negative Wahrnehmung. Aus diesen Gründen stellen sich IT-Abteilungen vermehrt die Frage nach dem „Make or Buy“, d.h. sie ziehen ein Outsourcing oder Outtasking des Systembetriebs in Betracht. Einer der oft gewählten Bereiche ist der SAP Basis-Betrieb, da dieser gekennzeichnet ist von einer grossen Erfahrung auf Kunden- wie auf Anbieterseite, gut definierbaren Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sowie einer grossen Anzahl von Marktteilnehmern.

Ist die Entscheidung in Richtung „Buy“ gefallen, stellt sich die Frage nach der Art der Erbringung. Allgemein eingebürgert hat sich dabei eine Unterscheidung in Outtasking und Outsourcing. Der folgende Artikel soll einige Aspekte der beiden Erbringungsarten beleuchten und so eine fundierte Entscheidung ermöglichen.

Als Firma, die beide Erbringungsarten umsetzen kann, sehen wir das ergebnisneutral, möchten aber unterstützen dass jeder Kunde die für sich die passende Wahl treffen kann.

Begriffsklärung

Bevor die Argumente für und wider aufgeführt werden, muss zuerst eine Klärung der Begriffe stattfinden, denn nicht alle verstehen unter Outsourcing oder Outtasking das Gleiche und viele ähnliche Begriffe dienen insbesondere der Marketing-Technik, sich vom Mittbewerber abzuheben ohne wirklich Unterschiede aufzuweisen. Wir unterscheiden daher in den folgenden Kapiteln die Leitungen wie folgt:

  • Outsourcing: Die gesamte Infrastruktur die die Services erbringt befindet bis sich auf kleine Ausnahmen im Besitz des Anbieters und wird in Form von Services bereitgestellt. Pflege und Durchführung der nötigen Systeme obliegen alleine dem Anbieter.
  • Outtasking (auch Systemmangement genannt): Die gesamte Infrastruktur bis auf kleine Ausnahmen befindet sich im Besitz des Kunden und einige oder alle Betriebs-Aufgaben (Tasks) werden durch Mitarbeiter des Anbieters übernommen.

Beim Outtasking gibt es verschiedene weitere Ausprägungen mit Fragen wie wer führt das Monitoring durch, wer betreibt den Servicedesk oder auch erfolgt die Leistungserbringung remote oder vor Ort, die aber für die folgenden Kapitel nicht relevant sind.

Kaum eine Rolle mehr spielt das sog. Housing, bei dem die SAP-Systeme dem Kunden gehören und nur das Rechenzentrum angemietet wird – zu komplex werden dabei die Verantwortlichkeiten z.B. für die Performance und zu gering die Kostenvorteile.

Finanzielle Argumente

Der Klassiker ist sicherlich die rein finanzielle Betrachtung des Themas. Dabei ergeben sich im Wesentlichen die folgenden Argumente:

  • Beim Outsourcing ist ein Erwerb von entsprechender Infrastruktur nicht erforderlich und damit ergeben sich diesbezüglich auch keine Auswirkungen auf den Cash-Flow. Zusätzlich fallen aufwendige und meistens auch risikobehaftete Installationsprojekte weg. Somit fallen finanziell nur reine Betriebskosten an und das nur solange der Service genutzt wird bzw. der Vertrag läuft.
  • Outtasking hat bei der finanziellen Argumentation den Vorteil, dass bei einer vorhandenen Infrastruktur, durch das Hinauszögern von Ersatz-Bestellungen bereits abgeschriebene Systeme relativ preisgünstig betrieben werden können, sofern aufgrund der Nutzungsdauer keine erhöhten Wartungskosten durch Hard- und Software-Lieferanten auftreten. Auch dass für Management-Funktionen, rund um die Infrastruktur, vorhandene Ressourcen genutzt werden können, während ein Outsourcer diese immer in die Kalkulation miteinbezieht, wird vielfach als ein Vorteil des Outtasking gesehen.

Ebenfalls im Bereich der finanziellen Argumentation liegt das Thema der zielgerichteten Investitionen:

  • Im Outsourcing kann oft anhand von Leistungsdaten der Preis eines Services auf zugrundeliegende Parameter (Anzahl Nutzer, Datenbank-Grössen o.ä.) umgelegt werden und es wird nur für diesen Service mit seinen Leistungsdaten investiert.
  • Im Outtasking ist es nötig auf Kundenseite auch Investitionen in Infrastrukturen zu tätigen, die wenig bis gar nicht mit zugrundeliegenden Parametern korrelieren und im Falle eines Misserfolgs, oder einer Projekt-Sistierung dennoch anfallen (z.B. Backup-Infrastruktur, Nachtwächter, Erstellen von Monitoring- und Security-Konzepten u.ä.).

Im Übrigen sind wir der Meinung, dass wenn ein Kunde sich aus rein finanziellen Überlegungen für eine „Buy“-Variante entscheidet, dies kaum der richtige Ansatz sein kann.

Organisatorische Argumente

Neben den finanziellen spielen auch organisatorische Aspekte eine grosse Rolle beim Vergleich der beiden Modelle:

  • Im Outsourcing verringert sich das Risiko, für Datenverluste oder Verstösse gegen den Datenschutz belangt zu werden, da das Knowhow des Providers aus ähnlich gelagerten Projekte genutzt werden kann. Der Outsourcer als Anbieter muss nicht nur für funktionierende Prozesse sorgen, sondern ist in diesem Bereich auch dem Wettbewerb ausgesetzt und versucht sich durch unabhängige Zertifizierungen abzuheben. Dadurch ist ein Sicherheits- und Verfügbarkeitsniveau angestrebt, belegbar und im Vertrag zugesagt, welches interne IT-Abteilungen in der Regel selten erreichen, oder aus Kostengründen ohnehin nicht anstreben.
  • Im Outtasking verbleibt ein Grossteil der gesamten Verantwortung und Haftung beim Kunden, die Mitarbeiter des Anbieters haben zu keinem Zeitpunkt einklagbare Leistungsversprechen abgegeben, auch wenn es in manchen Verträgen anders suggeriert wird. Insbesondere ist hier die Zuordnung der Haftungsfrage im Fehlerfall bzw. Schadensfall mit Sicherheit schwieriger zu treffen und führt i.d.R. zu einem Mehraufwand. Sicherlich hilft bei einem 7x24h Betrieb das Outtasking, wie auch das Outsourcing, die Aufbauorganisation zu entlasten, wobei beim Outtasking diese geringer ausfällt als beim

Strategische Argumente

Die Auseinandersetzung mit den beiden Modellen muss auch eine strategische Komponente mit einbeziehen:

  • Das Outsourcing, oder ein sogenannten Cloud-Modell wird auch von den Software-Herstellern stark propagiert und aktuell sieht es danach aus, dass viele Fachabteilungen auch ohne Einbezug der internen IT Cloud-Lösungen beauftragen bzw. einkaufen. Kann die interne IT ein hybrides Modell anbieten und so von schnellen Implementierungszeiten und niedrigen Einstandskosten profitieren, kann sie diese Aufgaben in den eigenen Hoheitsbereich zurückholen. Bereits die Beschäftigung mit den nötigen Service Leveln und Key Performance Indicators führt zu einem Reifegrad der Organisation, der oftmals höher ist als bei einer internen IT mit ad-hoc Unterstützung oder vielen informellen Prozessen. Bei einem Outsourcing sind diese Fragestellungen zwingend zu beantworten, bei Outtasking nur teilweise.
  • Das Outsourcing bietet weitere strategische Vorteile, ermöglicht es doch ganz neue Optionen, die mit eigenen Mitteln nur schwer darstellbar sind. Während die wenigsten Kunden über zwei Rechenzentren in unterschiedlichen Geländekammern und somit Geo-Redundanz verfügen, ist es bei den meisten Outsourcing-Anbietern Auch das schnelle Aufschalten zusätzlicher Ressourcen bieten die meisten Anbieter, während interne IT-Abteilungen selten über die dafür nötigen vorgehaltenen Ressourcen verfügen. Je nach Wahl des Outsourcers sind weitere Optionen denkbar oder auch ein Wechsel auf neue Technologien wie beispielsweise auf In-memory-Datenbanken ist jederzeit möglich.
  • Wirklich strategische Vorteile beim Outtasking sind schwierig zu finden. Langfristig sind die Vorteile zu gering um sich gegen die Alternativen Outsourcing oder „Make“ durchzusetzen.

Fazit

Bei allen Befragungen von Kunden in Westeuropa ist ein Trend zum Outsourcing von IT-Dienstleistungen und dabei gerade auch im Bereich der SAP Basis auszumachen. Die grundlegende „Make or Buy“-Frage wird immer mehr zugunsten von „Buy“ entschieden, da das nötige Knowhow immer schwieriger in Form von In-House-Experten zu bekommen ist und aufgrund der mangelnden Skaleneffekte weder die Beschaffung eigener Hardware noch der nötigen Projektressourcen zu konkurrenzfähigen Kostenstrukturen führt, was wiederum verhindert neue Services schnell und kostengünstig anzubieten. Auch der oft gehörte Einwand sich damit in eine Abhängigkeit zu begeben ist gerade im Rahmen von einer Multi-Provider-Strategie nicht zutreffend, kann der Provider doch aufgrund der vorhandenen Schnittstellen und grossen Anbieterzahl zielgerichtet gewechselt werden.

Insgesamt wird deutlich, dass gerade das Outsourcing mit dem Denken in Service Level Agreements und messbaren KPIs ermöglicht, den Wechsel in der Aufgabenstellung der internen IT zu vollziehen, weg vom Betrieb der Infrastruktur hin zu einer Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen zur Nutzung der IT als Werkzeug für neue und verbesserte Prozesse.

Dieser Artikel ist die gekürzte Version eines «Expert Papers» der Firma itesys. Das vollständige Paper ist verfügbar im Download-Bereich

Portrait Stefan Dunsch100x100Stefan Dunsch ist Partner und Mitglied der Geschäftsleitung der itesys AG und verantwortlich für den Geschäftsbereich „Technical Consulting“. Die Schwerpunkte seiner Tätigkeit sind die SAP Basis und neuen Technologie-Themen wie HANA, SMP, Fiori und Cloud Computing.

Artikel auf Social Media Platformen teilen

In dieser Serie

Mit dem Tesla in die Cloud?

Der Hype um die Cloud ist allgegenwärtig. Der Artikel zeigt die Vorteile aus Sicht der IT-Abteilung und gibt einen Überblick über den Stand der SAP-Architektur, aber auch ihre Limitationen. Weiterlesen ›

Personendaten in der Cloud – Risiko oder Chance?

Im Umfeld der öffentlichen Verwaltung besteht noch Skepsis und Unsicherheit beim Einsatz von Cloud-Lösungen im Zusammenhang mit Personendaten. Der Artikel erläutert Chancen und Risiken und gibt Tipps für das Vorgehen. Weiterlesen ›

«Dr Föifer und ds Weggli» – Outsourcing?

Alle Analysten sind sich einig – Outsourcing wird an Bedeutung noch zunehmen und noch sind längst nicht alle Potentiale gehoben, sowohl auf Kundenseite als auch für die Outsourcer, was Kundensegmente und -grössen betrifft. Der vorliegende Artikel soll einen Eindruck geben, mit welchen Vorteilen ein Kunde rechnen kann, der sich für Outsourcing seiner IT-Systeme entscheidet. Weiterlesen ›

Diesen Artikel kommentieren

Wir sind sehr an einer offenen Diskussion interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln.