Schalter und Kassen – auch im Zeitalter von E-Government

23. Januar 2014 um 16.06 Uhr
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Bild: www.gehri.ch

Schalter und Kassen haben in der öffentlichen Verwaltung nicht ausgedient. Für Geschäftsprozesse, die auf physischen Dokumenten basieren, bleiben sie die Schnittstelle zu Bürgern und Kunden. Gefragt ist die intelligente Verbindung mit E-Government Prozessen – den biometrischen Pass werden wir aber auch in Zukunft nicht vom Internet downloaden.

Nicht zu unterschätzen ist die Herausforderung, Zahlungsverkehr und Buchhaltung in die IT-Systeme der Verwaltung zu integrieren. Das SAP Kompetenzzentrum des Kantons Zürich hat eine innovative Lösung geschaffen, welche die SAP-Standardfunktionen für den Einsatz an der Front erweitert.

Mit der Einführung des biometrischen Passes wurde im Jahr 2010 die Passausstellung im kantonalen Passbüro zentralisiert. Seit diesem Zeitpunkt werden die Pässe nicht mehr bei den Gemeinden des Kantons Zürich sondern direkt beim Passbüro bestellt. Um das neu hinzukommende hohe Volumen abwickeln zu können wurde zusammen mit der Firma Itelligence eine Kassenapplikation im SAP-System entwickelt. Mit dieser können Verkäufe in bar oder mittels Kredit- bzw. Debitkarte beglichen werden. Das Schalterpersonal im Passbüro gibt in der SAP Oberfläche die einzelnen bestellten Artikel pro Kunde ein und der Kunde kann wählen, ob der Betrag in bar oder über Kredit- oder Debitkarte beglichen werden soll. Falls keine Barzahlung erwünscht ist, wird der zu bezahlende Betrag aus der Kassenapplikation automatisch ans Kreditkartenterminal übergeben und der Kunde kann den Bezahlvorgang dort abschliessen. Die Verkäufe werden im Hintergrund im SAP-Verkaufsmodul fakturiert, die Kredit- oder Debitkartenspesen berechnet und als Aufwand verbucht. Der von der Kreditkartenfirma zu vergütende Nettobetrag wird auf das Zahlungseingangs-Kontokorrentkonto gebucht.

Durch die  benutzerfreundliche Oberfläche war die Akzeptanz der Kassenapplikation beim Schalterpersonal des Passbüros von Beginn weg sehr hoch. Der Schulungsaufwand beschränkte sich auf ein Minimum. Im Passbüro des Kantons Zürich werden so jährlich rund 70‘000 Kassengeschäfte aus den Passverkäufen abgewickelt. Der Kanton St. Gallen hat im Jahr 2013 die Kassenapplikation für sein Passbüro ebenfalls übernommen.

ccsap_kasssenverkäufe

Abbildung: Verkäufe über die Kassenapplikation

Die Kassenapplikation wurde im Jahr 2013 um die Auszahlprozesse erweitert, so dass nun Auszahlungen und Vorschüsse ebenfalls abgewickelt werden können. Die Zürcher Hochschule der Künste benutzt ab dem Jahr 2014 die Kassenapplikation in vollem Umfang.

In der Geschäftsfallübersicht werden die verbuchten Geschäfte mit den entsprechenden Faktura- und Finanzbuchhaltungsbelegen aufgelistet. Auch ein „Kassensturz-Beleg“ für die tägliche Abrechnung der Kasse ist vorhanden.

Kassensturz

Abbildung: „Kassensturz“

Übersicht der verfügbaren Funktionalitäten:

  • Bar- und Kredit- / Debitkartenverkäufe
  • Bar- und Kredit- / Debitkartengutschriften
  • Automatische Verbuchung der Kreditkartenspesen
  • Nettoverbuchung des von der Kreditkartengesellschaft zu überweisenden Betrages
  • Kassenauszahlungen in bar oder über Kredit- und Debitkarte
  • Vorschussauszahlungen mit einer integrierten Vorschussverwaltung
  • Quittungs- und Formulardruck
  • Kassenüberträge
  • Kassenabschluss
  • Diverse Auswertungsmöglichkeiten

Portrait Marc Zeugin kleinMarc Zeugin ist Lösungsarchitekt im Kompetenzzentrum SAP des Kantons Zürich.
Der Autor kann für genauere Informationen über die Kassenapplikationen kontaktiert werden.

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