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Spesen – 100% digitalisiert durch die Cloud

22. September 2016 um 10.33 Uhr
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Die Spesenerfassung und -verarbeitung, alle Unternehmen und Verwaltungen kennen den Prozess. Der gemeinsame Nenner: die Spesenadministration hält die Mitarbeitenden von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Trotzdem braucht man sie, die Excel-Vorlagen, die Orginalbelege auf Papier, die Barvorbezugsabrechnungen. Alles klar geregelt in Spesenreglementen, von Steuerämtern bewilligt in den verschiedensten Varianten.

Den Prozess neu denken
Doch schaut man über den Horizont der Spesenabrechnung hinaus, wird klar, dass es beim Spesenprozess um weit mehr geht. Spesen entstehen in der Regel nicht im eigenen Büro – sondern unterwegs. Warum also die geographische Komponente nicht in den Prozess einfliessen lassen, beispielsweise mit der Planung der Reise und der mobilen Erfassung der anfallenden Daten? Aber es geht noch weiter: auf der anderen Seite des Spesenbelegs steht immer ein Geschäftspartner; die SBB oder ein anderes Transportunternehmen, Fluggesellschaften, Hotels, Restaurants. Und oft handelt es sich dabei um wiederkehrende Geschäftspartner. Warum nicht auch hier Synergien nutzen? Beispielsweise mit der elektronischen Integration dieser Geschäftspartner – vor und nach der Erbringung der Dienstleistung.

Der Spesenprozess in der Cloud
Neue Anwendungen aus der Cloud ermöglichen diese gesamtheitliche Sicht des Spesenprozesses und die Nutzung von Synergien durch Digitalisierung. Durch mobile Anwendungen und Lösungen aus der Cloud wird eine Vision greifbar: Spesen erfassen ad hoc und vor Ort erfassen, rund um den Globus und mobil per App. Das Mittagessen wird im Restaurant erfasst, die Hotelrechnung ist beim Checkout bereits in der Abrechnung. Die Spesenabrechnung wird vor dem Rückflug am Flughafen verschickt. Die Vorgesetzten erhalten, ebenfalls mobil, einen Workflow zur Bewilligung. Die Belege sind als Fotografie für den Vorgesetzten direkt einsehbar. Die digitale Anbindung der Kreditkartenfirmen hilft zudem beim Einhalten der Compliance: wird die Geschäftskreditkarte genutzt erscheint die Ausgabe automatisch in der Spesenabrechnung – nicht löschbar.

Mitarbeitende wie auch Vorgesetzte haben am Tag nach der Reise keinen Aufwand mehr. Umrechnungskurse werden von online Umrechnungsplattformen zum Stichtag der getätigten Ausgabe automatisch berücksichtigt. Für Fahrten mit dem Privat- oder Firmenfahrzeug steht eine Google Maps Integration zur Verfügung: Kilometerabrechnungen werden so realitätsgetreu abgebildet.

Mit diesen Möglichkeiten können Unternehmen und Verwaltungen wirkungsvoll und ohne grossen Zusatzaufwand Unklarheiten und Unregelmässigkeiten mit Spesenrechnungen vorbeugen und darüber hinaus den Aufwand der Mitarbeitenden signifikant verringern.

Spesenreglement und Compliance stehen im Zentrum
Im Zuge einer Optimierung der Spesenprozesse steht das Spesenreglement im Fokus. Die liberale Gesetzgebung der Schweiz erlaubt eine Vielzahl von Möglichkeiten sich darin zu verwirklichen. Macht es wirklich Sinn 40 verschiedene Spesenarten zu nutzen? Was will man damit erreichen? Bringt ein Bewilligungs-Workflow, welcher über vier Stellen führt, wirklich eine höhere Sicherheit? Wieviel wurde in den letzten Jahren im Schnitt pro Mittagessen erstattet, macht eine Pauschale Sinn? Dafür aber der Verzicht auf eine Mehrwertsteuer-Rückforderung für diesen Betrag?

Grundsätzlich gilt: was mittels logischer Regeln ermittelt wird, kann auch ein automatisiertes System erledigen. Es geht dabei nicht primär darum, Betrug vorzubeugen – vielmehr soll die bewilligende Stelle davon ausgehen können, dass alles was zur Bewilligung ansteht, reglementskonform ist. Genau dies leisten „state of the art“ Systeme aus der Cloud wie die Concur Lösung  aus dem Hause SAP.

Cloud heisst auch „Big Data“
Durch die Vielzahl an erfassten Informationen in einem Spesentool lassen sich im Reporting wichtige Erkenntnisse über das Ausgabeverhalten erlangen. Diese dienen dazu, dem Einkauf für die nächsten Preisverhandlungen handfeste Argumente zu liefern. E-Rechnungen kommen in das System und werden mit den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen direkt verarbeitet. Zudem werden die Mitarbeitenden durch Setzen von geschickten „Audit Regeln“ bereits während der Erfassung auf besondere Umstände aufmerksam gemacht.

Schaut man sich die betroffenen Prozesse etwas genauer an, entdeckt man überall kleine und grosse Optimierungsmöglichkeiten. Eine Integration ins Travel Management beispielsweise, welche die spezifisch vereinbarten Hotel- und Flugraten mit einbezieht und Mitarbeitende darauf hinweist, beim richtigen Anbieter zu buchen. Oder man gibt den Mitarbeitenden nur die bevorzugten Hotels zur Auswahl, um Zimmer zu buchen.

Wenn Sie als Unternehmen oder Verwaltung noch keine cloudbasierte Spesenlösung in Betracht gezogen haben, sollten Sie dies nachholen. Bedenken zum Datenschutz sind ernst zu nehmen, können jedoch durch die Wahl des richtigen Cloud-Partners und durch angemessene Vertragsgestaltung entschärft werden. Die wachsende Zahl von Unternehmen, welche alle Vorteile der Digitalisierung nutzen, beweist dies.

Simon Wespi ist SAP HCM Berater und Teamleiter Reisen- und Spesenmanagement bei HR Campus. Er ist seit zehn Jahren im SAP Umfeld tätig; zuerst als interner SAP Berater eines produzierenden Schweizer KMUs mit Standorten weltweit, seit zwei Jahren in der Beratung und spezialisiert auf Reise- und Spesenmanagement in der Cloud. HR Campus ist seit Dezember 2014  zertifizierter Customer Success Partner und Advanced Configuration Partner der Cloud-Lösung Concur.

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