Administrative Personalprozesse – wo der Schuh drückt

30. Dezember 2013 um 16.26 Uhr
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bigstock-A-businesswoman-is-seated-at-a-27200372Viele Organisationen der öffentlichen Hand stellen Verbesserungspotential in ihrer Personaladministration fest: „Papierkrieg“, Formulare, langsame Prozesse, Doppelerfassung von Daten stören den Ablauf. Bei grossen Organisationen wie kantonalen oder städtischen Verwaltungen, Spitälern oder Hochschulen äussert sich dies oft an der Schnittstelle zwischen der zentralen Verwaltung (Lohnadministration) und dezentralen Personaldiensten.

Dezentrale Personaldienste in den Ämtern, Betrieben, Kliniken oder Hochschulinstituten sind näher am täglichen Personalgeschäft. Meist obliegt ihnen die Aufgabe, Personalmutationen am System vorzunehmen oder diese der Zentrale zu melden. Auch für die korrekte Meldung von variablen Lohndaten (Stundenlohn, Überzeit, Spesen) sind sie verantwortlich.

Zentrale Personaldienste wickeln das Massengeschäft der Lohnverarbeitung effizient und sicher ab. Hier haben sich auch Kompetenzzentren für anspruchsvolle Themen etabliert: Quellensteuer, Sozialversicherung, Unfall und Krankheit (Meldung und Abrechnung mit Versicherungen).

Viele Personalprozesse erfordern die Interaktion und den Datenaustausch zwischen dezentralen und zentralen Personaldiensten. Wegen der Ansprüche an die Korrektheit der Daten und aufgrund des hohen Sicherheitsbedarfs wird aus dem „4-Augen Prinzip“ schnell eine 3 oder 4-fache Prüfung derselben Daten. Formulare wirken oft improvisiert und leiden unter Schwächen der verwendeten Technologie. Die Kommunikation per Telefon und E-Mail ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Und das Personaldossier ist häufig auf drei Stellen verteilt: zentrale und dezentrale Personaldienste, dazu noch Dossiers bei den Linienvorgesetzten. So liegen die gleichen Dokumente in den verschiedenen Personalakten oft in mehreren Kopien vor.

Können ERP-Systeme das Problem lösen?
Systeme für die Personaladminstration und Lohnverarbeitung sind in den meisten Verwaltungen erfolgreich im Einsatz. Elektronische Personaldossiers sind noch nicht gleich weit verbreitet, haben aber Aufwind: sie helfen die Redundanz in der Dokumentenablage zu verhindern. Bei der Prozessunterstützung und Integration hingegen, haben viele Verwaltungen noch ungenügende Unterstützung. Dabei hat die Technologie in den letzten Jahren grosse Fortschritte gemacht. Etablierte Lösungen sind da – und es gibt  Referenzprojekte in der öffentlichen Verwaltung. Das Referenzportal stellt aktuelle Lösungen und Anbieter vor:

Effizienz steigern durch optimierte HR-Prozesse

Lösungsverzeichnis HR-Prozesse

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