Detailgenau und effizient Projekte führen – geht das ?

27. März 2015 um 9.53 Uhr
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Project Management

Bestimmt ist Ihnen die Situation vertraut! In einem Projektmanagement-Seminar werden für die Projektführung und das Projektcontrolling Arbeitspakete nach Fachbereichen gebildet. Um terminbezogen arbeiten zu können, bezüglich Arbeitsfortschritt und Mittelverbrauch den Projektfortschritt bestimmen und den Freigabeprozess unterstützen zu können, werden zusätzlich Phasen eingeführt. Statt einigen wenigen Projektelementen haben Sie nun eine Vielzahl davon. Präzise Projektauswertungen verlangen eine Vielzahl an Informationen.

Zurück bei Ihrer Unternehmung stehen Sie vor zwei Fragen. Erstens: wie bringen Sie die Projektmitarbeiter aus den Fachabteilungen dazu, zeitnah die Aufwendungen auf die richtigen Projektelemente zurückzumelden? Zweitens: welche IT-Instrumente setzen Sie ein, um einerseits das Projekt nach Kosten und Erlösen wirksam zu führen und andererseits die Termin- und Ressourcenüberwachung mit Projektabhängigkeiten darzustellen?

Um ein Projekt wirkungsvoll vorantreiben zu können, ist der Projektleiter auf möglichst detaillierte Informationen zu seinem Projekt angewiesen. Will er den Projektfortschritt bestimmen, gilt es, mit minimalem Aufwand den maximalen Informationsgehalt zu gewinnen.

In der Praxis sind Lösungsansätze in der ganzen Spannweite anzutreffen:
Plan und Ist-Daten werden oft nur auf einem einzigen oder einigen wenigen Kontierungsobjekten geführt. Das ist auf den ersten Blick gewiss eine effiziente Arbeitsweise. Auswirkung davon ist aber eine Flut von Tabellen, Berichten, Mails und Projektmanagementfiles, ohne IT-unterstützte Verifizierung mit den bekannten Auswirkungen: Die Informationen stehen verzögert zur Verfügung und Verantwortliche handeln aufgrund unterschiedlicher Datenbasis.

Die detaillierte Ablaufplanung wird also in vorgelagerten Systemen vorgenommen, ohne dass eine Integration mit dem ERP-System realisiert worden ist. Redundante Datenerfassung ist dann sozusagen „State of the Art“ oder man setzt sehr viel Mittel für Schnittstellen ein.

Projektmanagement

Was ist nun aber, wenn die gesamte Aufbau- und Ablaufplanung in ein Projektmanagement-Werkzeug integriert werden soll? Projektmanager, Controller, Einkauf, Verkauf und Linienmanager beziehen die Projektinformationen aus dem ERP-System, basieren also auf denselben Daten. Geht das?

Nehmen wir an, ein Projekt besteht aus 3 Teilprojekten, 4 Projektphasen und pro Projektphase werden 10 Aufträge erteilt. Damit erhalten wir für dieses mittelgrosse Projekt 3 * 4 *10 = 120 Objekte zur Planung und Ist-Datenerfassung. In Ihrer Unternehmung sind 10 Projekte aktiv.
Das heisst: Es existieren potentiell 1200 Rückmeldeobjekte.

Die Praxis zeigt, dass die Herausforderung nicht bei der Planung, sondern der Ist-Kostenerfassung liegt. Betrachten wir die Ist-Kosten, fällt auf, dass die Diskussion sich rasch um die Erfassung der Eigenleistung dreht und nicht um die Lieferungen und Leistungen Dritter. Die Lieferantenrechnung wird automatisch richtig kontiert, da diese aus den Einkaufspositionen mit den benötigten Zuordnungen zu den Projektelementen gelesen wird.

Wie präsentiert sich nun die Situation bei den Eigenleistungen? Projektmitarbeiter müssen neben der üblichen Zeiterfassung zusätzlich eine detaillierte Zuordnung ihres zeitlichen Aufwands den verschiedenen Projektaufträgen zuordnen. Hier bietet SAP eine intelligente Lösung an, bei der die vom Projektleiter geführten Mitarbeiter auf dem Zeiterfassungsblatt Anforderungen mit den korrekten Kontierungselementen erhalten.

 

Tipp 1: Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter Ihren Aufträgen zugeordnet werden und die Zuordnungen in die Zeitrückmeldung fortgeschrieben werden. Damit grenzen Sie die Rückmeldeobjekte für die einzelnen Mitarbeiter ein.

Obwohl wir unsere Musterprojekte mit 120 Objekten detailliert geplant haben, gibt es in den meisten Projekten zusätzlich viele Auftragserteilungen auf einer noch detaillierteren Ebene. Dort fliessen entscheidende Informationen zu Fortschritt und Status zusammen. Diese Informationen fehlen im Projekt. Was können wir tun, damit ein möglichst grosser Teil der Informationen zum Projektfortschritt auch über ein einziges Projektmanagement-Werkzeug abgewickelt werden kann? Können wir gleichzeitig Vorkehrungen treffen, um die Anzahl Arbeitspakete nicht nur zu limitieren sondern sogar zu senken?

 

Tipp 2: Teilen Sie Ihr PM-System in drei Ebenen ein. In eine hierarchisch gegliederte aggregierte oberste Ebene, welche die Aufgaben wie Projektstatusbericht, Projektfortschrittskontrolle, Projektkosten- und Erlöskontrolle gewährleistet. In eine mittlere Ebene, welche die Arbeitspakete beinhaltet und für die Rückmeldung der Ist-Daten bereitsteht. Und schliesslich in eine dritte, unterste Ebene, welche für die Aufgabenerteilung bereitsteht. Hier wird nur über den Status geführt („offen“, „in Arbeit“, „erledigt“, „wartend“, etc.).

Für die Erfassung des Fortschritts bieten sich verschiedene Lösungsmöglichkeiten an, welche kundenindividuell zu bestimmen sind. Die Palette ist sehr breit, wie die nachfolgenden Ansätze zeigen.

  1. Der Projektleiter oder ein Projektassistent erfasst den Fortschrittsgrad direkt. Zum Beispiel 0% – 20% – 50% – 80% -100%.
  2. Es werden sogenannte Checklisten eingeführt, welche detailliert alle Punkte beinhalten, die abzuarbeiten sind. Die Checklistenpunkte werden mit den Status offen und erledigt geführt. Ein Arbeitspaket oder eine Phase ist erst abgeschlossen, wenn alle Aufgaben in der Checklist erledigt sind.
  3. Es wird ein projektorientiertes Taskmanagement eingeführt in Anlehnung an Lösungen aus dem Supportmanagement. Die Tasks beinhalten ähnlich wie Incidents die Status „offen“, „in Arbeit“, „zurück zum Auftraggeber“, „erledigt“. Der Projektleiter beurteilt aufgrund der Anzahl offener Tasks den Projektstand.

Obwohl die Software-unterstützten Projektmanagement-Lösungen in den letzten Jahren grosse Fortschritte gemacht haben, bleiben am Ende in vielen Unternehmungen „zwei Welten“ bestehen, – eine „PM-Welt“ und eine „ERP-Welt“. Die Schnittstelle für die Ist-Daten wird minimal gehalten und oft manuell abgeglichen, nicht zuletzt weil Ideen fehlen, wie diese Integration realisiert werden kann.

Die beiden Tipps sollten Ihnen helfen, Projekte effizient zu managen und die erforderliche Detailtreue aufrechtzuerhalten.

Portrait Martin Leuchter 120x120Martin Leuchter ist Senior SAP Consultant bei der Innflow AG, Regensdorf. Seine Beratungsschwerpunkte liegen in den Modulen Project System, Plant Maintenance und Customer Service. Mit seiner 15-jährigen Beratungserfahrung kann er auf einen in diversen Branchen des öffentlichen Bereichs und der Privatindustrie fundierten Erfahrungsschatz zugreifen.

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