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«Dr Föifer und ds Weggli» – Outsourcing?

12. Mai 2015 um 15.47 Uhr
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Outsourcing

Alle Analysten sind sich einig – Outsourcing wird an Bedeutung noch zunehmen und noch sind längst nicht alle Potentiale gehoben, sowohl auf Kundenseite als auch für die Outsourcer, was Kundensegmente und -grössen betrifft. Der vorliegende Artikel soll einen Eindruck geben, mit welchen Vorteilen ein Kunde rechnen kann, der sich für Outsourcing seiner IT-Systeme entscheidet.

Vorteile durch Best Practice und Skaleneffekte
Der naheliegendste Vorteil von Outsourcing ist natürlich die Partizipation an den Skaleneffekten, sei es für die Beschaffungskosten, bei denen der Outsourcer ganz andere Mengenrabatte und Preismodelle gegenüber den Lieferanten erwirken kann. Aber auch der Betrieb der Systeme oder das Beschaffen von Werkzeugen für Monitoring, Automatisierung oder auch Testing erfolgt in ganz anderen Grössenordnungen bzw. verteilt sich über eine viel grössere Anzahl von Systemen und erfolgt somit kostengünstiger als für eine kleine Installation. Die Skaleneffekte reichen aber noch weiter – Aktionen wie Cutover, Upgrades oder Rollouts haben so oder so ähnlich bereist stattgefunden und das vorhandene Wissen der Mitarbeiter des Outsourcers ermöglicht es damit, schnell, effizient und ohne Wiederholung bereits bekannter Fehler solche Aktionen durchzuführen. Beim Aufsetzen von neuen Systemen oder Schnittstellen wird das Wissen aus Problemen bei Upgrades oder im Betrieb direkt bei der neuen Architektur und in Best-Practice Vorgehensweisen berücksichtigt: Ein Wissen, dass ein Unternehmen mit nur wenigen Systemen so gar nicht oder nur in grossen Zeitspannen aufbauen könnte.

Höhere Sicherheit
Gerade in der aktuellen Zeit kommt den Punkt Sicherheit eine zentrale Rolle zu und auch dabei ist nicht zu übersehen, dass genau diese Aspekte einen weiteren Vorteil der Outsourcer ausmachen: Kritisch beäugt investieren Anbieter von Betriebsservices viel in diesem Bereich, der vom physischen Schutz über Disastertoleranz bis hin zum Schutz vor internen Angreifern reicht und erreichen somit ein viel höheres Schutz-Niveau, als es viele interne IT-Abteilungen erreichen können bzw. sich leisten wollen. Dieses Schutz-Niveau ist implizit in allen Offerten enthalten, ein Weglassen ist aus technischen und organisatorischen Gründen nicht möglich. Externe Audits stellen sicher und belegen, dass die Massnahmen umgesetzt und kontrolliert werden.

Standardisierung und höherer Reifegrad der internen Prozesse
Ein weiterer Punkt ist die zwangsläufige Verbesserung der internen Prozesse durch die Zusammenarbeit mit dem Outsourcer. Governance-Themen wie die Ad-hoc Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen oder Eskalationen sind oftmals nicht explizit geregelt aber müssen dies für die Zusammenarbeit mit dem Outsourcer werden. Im Rahmen von Service Level Agreement (SLA) und Betriebshandbuch werden so für beide Seiten verbindliche Prozesse, angelehnt an Standards und unterfüttert mit den Erfahrungen des Outsourcers aus ähnlich gelagerten Fällen, vereinbart. Viel implizites Wissen zu Prozessen, Ansprechpartnern, Schnittstellen u.a. wird somit erstmals und standardisiert abgelegt. Selbst die Einstufung zu SLA-Klassen, Verfügbarkeitsstufen oder Wiederanlaufpläne im Disasterfall sind häufig erstmals im Rahmen eines Outsourcings definiert und von einem Business Case untermauert.

Freiwerden der internen Ressourcen für die eigenen Geschäftsprozesse
Zumindest für Westeuropa ist offensichtlich, dass ein Mangel von ausgebildeten Fachleuten ein Begleiter vieler Unternehmen und öffentlicher Verwaltungen bleiben wird. Gerade unter immer höher werdendem Druck, schnell und dennoch fundiert zu entscheiden sowie ständig innovativ zu bleiben wird es interessant, die Mitarbeiter der eigenen IT, welche die Geschäftsprozesse der eigenen Organistion besser verstehen als alle Externen, von Routinearbeiten zu entlasten und diese Ressourcen zu nutzen  um zusammen mit den Fachabteilungen Verbesserungen oder Innovationen, unterstützt von der IT, zu entwerfen. Die Implementierung und Ausführung kann dann wieder der Outsourcer übernehmen.

Anpassungsfähigkeit und Geschwindigkeit
Auch die öffentliche Verwaltung ist heute herausgefordert, Produkte, Prozesse und Organisation dynamisch anzupassen. Für öffentlichrechtliche Organisationen wie Hochschulen und Spitäler, speziell aber für Betriebe wie Energieversorger und Verkehrsbetriebe ist Umsetzungsgeschwindigkeit ein finanzieller oder sogar kommerzieller Erfolgsfaktor. Auch hier bietet das Outsourcing Vorteile, ist doch der Outsourcer auf der Basis einer „State of the Art“ Cloud-Technologie in der Lage Kapazitäten innert kürzester Frist bereitzustellen. Somit kann eine Organisation viel rascher auf Veränderungen ihres Umfelds reagieren bzw. kann selbst Veränderungen herbeiführen, die zu Wettbewerbs-Vorteilen führen. Dies gilt auch für den Einsatz von neuesten Technologien wie „In-Memory“ oder „Mobile Computing“. Sollte ein grundsätzlicher Technologie-Wandel anstehen, so ist dieser vielfach nur mit einem Wechsel der Fertigungsart von „Eigen-“ zur „Fremd-Fertigung“ in einem vertretbaren Zeithorizont realisierbar.

Reduktion der Komplexität
Ein weiterer Faktor ist, dass Organisationen und Unternehmen sich Gedanken machen müssen, an welchen Stellen sie, wo immer möglich, Komplexität reduzieren können. Da führt am Schluss kaum ein Weg daran vorbei Dinge auszulagern, die auf das Kerngeschäft keinen direkten Einfluss haben. Industriebetriebe haben dies schon lange erkannt und haben in der Folge ihre Fertigungstiefe auf diejenigen Punkte reduziert, bei denen sie einen relevanten Vorsprung in Bezug auf Wissen und somit meist auch Qualität und Kosten haben. Der Rest konzentriert sich auf Entwicklung und Vermarktung. Das gilt insbesondere auch für die Bereitstellung und den Betrieb von IT-Systemen. Die Bereitstellung von IT-Ressourcen und ein qualitativ hochstehender Betrieb ist keine simple Aufgabe und erfordert ein hohes Fachwissen, dass es zu entwickeln und zu unterhalten gilt. Zusätzlich binden Entscheidungen von entsprechender Tragweite Management-Ressourcen bis in die oberste Führungsspitze, die in der Folge an anderer Stelle Zeit kosten. Beides steigert die Komplexität, die es so in den meisten Fällen gar nicht braucht.

Senkung der internen Kosten
Mit dem Umwandeln der Beschaffungskosten in monatliche oder jährliche Betriebskosten entfallen auch weitere interne Kosten, denn es sind weder aufwendige Bestimmungen des Restwerts, der Abschreibungsdauer oder Abschreibungsstrategie nötig noch die dafür nötigen Fachkräfte. Währungsschwankungen, aussergewöhnliche Abschreibungen oder Austauschaktionen des Herstellers gehen üblicherweise zu Lasten des Outsourcers und machen die Finanzplanung somit einfach und belastbar. Die laufenden Aufwände bei einem spezialisierten Serviceprovider erfordern einen meist tieferen zeitlichen Bedarf, da einerseits viele Abläufe immer wieder anfallen und der Lerneffekt zur rationelleren Bearbeitung führt und andererseits der gezielte Einsatz von Tools und Werkzeugen weitere Optimierungen zulässt. Auch da werden letztlich Kosten eingespart, die dann in abgeschwächter Form – der Outsourcer hat, um überlebensfähig zu sein, auch das Bestreben Gewinn zu erwirtschaften – den Kunden zu gute kommen.

Fazit
Outsourcing ist wie die oben genannten Punkte aufzeigen zweifelsohne ein lohnenswerte Überlegung. Viele Unternehmen und Organisationen haben bereits von den Vorteilen profitiert und alle Umfragen sagen steigende Anteile ausgelagerter IT-Strukturen voraus.

Zu beachten ist im Rahmen des Outsourcing die eine neue Anforderung an das Management der IT, welches in der Lage sein muss, die verschiedenen Angebote des Marktes, insbesondere im Bereich des Sourcing, aufeinander abgestimmt und den Bedürfnissen der eigenen Organisation entsprechend, zu nutzen. Dies insbesondere unter dem Blickwinkel, dass eine sogenannte Full-Scope-Lösung, die alle Betriebs-Services einem IT-Dienstleister überträgt, nicht unproblematisch im Sinne der Abhängigkeit und einer hohen qualitativen Güte über alle Bereiche wie Serverbetrieb, WAN-Services, SAP-Betrieb, Helpdesk, Arbeitsplatz- und Printer- sowie Printing-Services ist. Zu beobachten ist daher in vielen Fällen eine Aufsplittung in ein Multi-Sourcing, wenn solche Full-Scope-Verträge verlängert oder neu verhandelt werden.

Portrait Stefan Dunsch100x100 Stefan Dunsch ist Partner und Mitglied der Geschäftsleitung der itesys AG und verantwortlich für den Geschäftsbereich „Technical Consulting“. Die Schwerpunkte seiner Tätigkeit sind die SAP Basis und neuen Technologie-Themen wie HANA, SMP, Fiori und Cloud Computing.

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