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Vom ERP zum integrierten Informationssystem

28. Januar 2014 um 9.00 Uhr
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bigstock-A-Piece-Of-Red-Puzzle-With-A-B-55466156Ein ERP–System, wie z.B. das SAP System, ist nicht gleichbedeutend mit einem integrierten System. Obwohl die horizontale und vertikale Datenintegration ein Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist, fehlt es oft an der konsequenten Umsetzung. Die Herausforderungen auf dem Weg zum integrierten System sind vielfältig: Einerseits sollen alle Funktionsbereiche auf dieselbe Datenbasis zugreifen, andererseits sollen Führungsinformationen in unterschiedlich aggregierter Form stufengerecht zur Verfügung stehen.

Enterprise Resource Planning (ERP)
Unter Enterprise Resource Planning (ERP) wird die umfassende Aufgabe verstanden, die betrieblichen Ressourcen möglichst effizient zur Zielerreichung einzusetzen. ERP-Systeme, welche diese Aufgabe unterstützen, haben zum Ziel, sämtliche innerbetriebliche Geschäftsprozesse abzubilden. Datenredundanzen sind dabei so weit wie möglich zu vermeiden. Heute sind ERP-Systeme in den meisten Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung erfolgreich im Einsatz. Durch den Betrieb eines ERP-Systems allein ist die umfassende Datenintegration jedoch nicht gewährleistet.

Datenintegration
Das Ziel der Datenintegration ist der Zugriff von unterschiedlichen Anwendungsbereichen auf ein einheitliches Datenmodell. Daten sollen möglichst nur einmal erfasst und die Aktualität der Daten soll jederzeit sichergestellt werden. Was auf den ersten Blick selbstverständlich scheint, ist oftmals nicht konsequent umgesetzt: Kundendaten werden durch mehrere Bereiche in unterschiedlichen Systemen gepflegt, oder Führungsinformationen unterschiedlicher Hierarchiestufen enthalten nachweislich Differenzen. Um die verschiedenen Aspekte der Datenintegration zu verstehen, ist die Unterscheidung der horizontalen und der vertikalen Integration wichtig.

Integrations-Pyramide

Grafik „Horizontale und vertikale Integration“ (Adaption nach P. Mertens: Integrierte Informationsverarbeitung, Planungs- und Kontrollsysteme in der Industrie, 9. Auflage)

Horizontale Integration
Die horizontale Integration orientiert sich an der Wertschöpfungskette der Organisation. Im Vordergrund steht dabei die Abbildung von abteilungs- und funktionsübergreifenden Abläufen unter Verwendung von einheitlichen Daten: Zum Beispiel werden im Controlling Informationen aus der Produktion für Analysen, Planung oder innerbetriebliche Leistungsverrechnung verwendet. Der Begriff der horizontalen Integration umfasst unter anderem auch die Einbindung von unterschiedlichen IT-Systemen (siehe «Systemübergreifende Integration» unten) wie auch die Einbindung von Kunden und Lieferanten (siehe «Unternehmensübergreifende Integration» unten).

Vertikale Integration
Eine vertikale Integration finden wir vor, wenn die operativen mit den taktisch-strategischen Aktivitäten verbunden sind. Wieder auf einer einheitlichen Datenbasis werden die verschiedenen Aufgaben, die jeweils einen anderen Betrachtungszeitraum und -umfang aufweisen, miteinander verbunden. Beispielsweise wird in vielen Organisationen die mehrjährige, strategische Planung auf einem separaten System durchgeführt. Aufgrund des Systembruchs zur jährlichen Budgetierung ist die Operationalisierung der strategischen Aspekte nur bedingt möglich.

Mit einer integrierten Lösung werden die bestehende Datensätze einerseits auf höhere Stufen aggregiert, andererseits können führungsrelevante Kennzahlen mittels Drill-down-Funktionalitäten stufenweise detailliert ausgewertet und analysiert werden.

Systemübergreifende Integration
Unter systemübergreifender Integration wird die Anbindung von unterschiedlichen IT-Systemen verstanden. Auch hier sollen die Vorteile einer synchronisierten Datenbasis genutzt werden. In den letzten Jahren fand bei verschiedenen Softwareanbietern, vor allem bei den Anbietern von ERP-Systemen, ein eigentlicher Wandel statt. Die Integration von Drittsoftware wird besser unterstützt und die systemübergreifende Integration dadurch markant erleichtert. Um das Stammdatenmanagement zu optimieren und die gewünschte Datenqualität zu erreichen, werden von den ERP Herstellern spezialisierte Werkzeuge zur Verfügung gestellt, wie z.B. von SAP das Master Data Management (MDM).

Es zeigt sich aber, dass dieses Integrationsthema von vielen Organisationen noch nicht oder nur ungenügend gelöst wurde. Die Konsequenz daraus sind Systembrüche mit fehlerhaften, ineffizienten oder intransparenten Datenflüssen.

Unternehmensübergreifende Integration
Die unternehmensübergreifende Integration hat zum Ziel, auch die Kunden und Lieferanten in das eigene Datenmodell einzubinden. Dies gilt zum Beispiel auch für verwaltungsinterne Kunden-Lieferanten-Beziehungen (vgl. hierzu auch interne Leistungsverrechnungen). Lieferanten stellen beispielweise ihren Kunden einen elektronischen Katalog zur Verfügung. Der Kunde bestellt über eine integrierte Plattform und nutzt dabei die bereitgestellte Datenbasis. Die Bestellung wird beim Abschluss auf dem ERP-System angelegt und löst alle notwendigen Prozesse aus. Obwohl die Vorteile offensichtlich sind und das Thema nicht grundsätzlich neu ist, treffen wir eine umfassende Integration in der Praxis noch nicht sehr oft an, auch wenn klar Fortschritte erzielt wurden.

Aktuelle Situation
Viele Organisationen haben zum heutigen Zeitpunkt ein ERP-System eingeführt. Damit ist die horizontale Integration innerhalb der eigenen Organisation relativ weit fortgeschritten, aber in den wenigsten Fällen konsequent abgeschlossen. Schnittstellen zu spezialisierten IT-Systemen sind oft nicht zu vermeiden, Kunden und Lieferanten sind nur ansatzweise eingebunden.

Insbesondere die vertikale Integration ist meist nur in Teilbereichen umgesetzt. Strategie und Mehrjahresplanung sind völlig losgetrennt von der operativen, taktischen Ebene, wodurch deren Umsetzung in der täglichen Arbeit allzu oft nur Stückwerk bleibt. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Integration im Rechnungswesen oftmals eine Vorreiterrolle einnimmt. Um jedoch eine erfolgreiche Gesamtführung  zu gewährleisten, ist eine umfassende Bereitstellung von Informationen unabdingbar. Wenn jedoch die Datengrundlage unvollständig und die Datenqualität ungenügend oder zumindest fragwürdig ist, geht die Akzeptanz sehr rasch verloren. Das Risiko von Fehlentscheidungen mit nicht vorhersehbaren Folgen nimmt zu.

Risiken
Gerade weil der Nutzen der konsequenten Integration aus Sicht der Gesamtführung unbestritten ist, sind auch einige Risiken zu beachten. Die Komplexität des Gesamtsystems steigt mit jedem Integrationsschritt. Es wird immer schwieriger, die Abhängigkeiten vollumfänglich zu überblicken. Die Anpassung eines Parameters in einem Teilbereich der integrierten Systemlandschaft kann massive Auswirkungen auf verschiedene andere Teilbereiche haben.

Ein durchgängiges Konfigurationsmanagement ist aus diesem Grund unerlässlich und muss konsequent betrieben werden. Zu beachten ist ausserdem, dass die Auswirkungen bei fehlerhaften Mutationen durch die einmalige Pflege von Daten umso grösser und folgenschwerer sind. Aus diesem Grund muss das interne Kontrollsystem (IKS) diesem Aspekt speziell Rechnung tragen.

Fazit
Die horizontale und die vertikale Integration sind Schlüsselfaktoren zum Erfolg einer modernen Organisation. Nur auf dieser Basis ist es möglich, die Gesamtführung auf allen Hierarchieebenen sicherzustellen. Die Führungsinformationen müssen dabei stufen- und funktionsgerecht zur Verfügung gestellt werd. Auf diese Weise wird das Risiko von Fehlentscheiden aufgrund von unvollständigen oder falschen Informationen signifikant reduziert. Lücken in der Integration müssen angegangen und geschlossen werden. Die Optimierung darf dabei aber nicht als technisches Vorhaben gelten, sondern muss durch die Führung und die Fachbereiche vorangetrieben werden.

Portrait_ClemesGubler60x60Clemens Gubler ist Partner und Mitglied der Geschäftsleitung der NOVO Business Consultants AG. Zu seinen Beratungsschwerpunkten gehören die Führung komplexer SAP Projekte, Konzeptionen von finanziellen Steuerungsmodellen sowie von Finanz-und Rechnungswesenslösungen inkl. Kosten- / Leistungsrechnungen. Als Fachhochschuldozent für das Fach ERP Systeme stellt er den Bezug zur Lehre und Wissenschaft sicher.

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