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50% Einsparung bei der Bankenbuchhaltung (Update)

18. April 2016 um 9.47 Uhr
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Bankkontoauszug manuell

In vielen Finanzabteilungen werden Kontoauszüge von Bank und Post noch von Hand verbucht – dabei ist dies äusserst arbeitsaufwendig. Stand der Technik ist, die Daten elektronisch vom Finanzinstitut zu beziehen und automatisch verbuchen zu lassen. Die Lösung ist einfach und günstig einzuführen.

Die Universität Zürich verbuchte rund 20 000 Bankbelege jährlich nach dem herkömmlichen Verfahren, das heisst manuell. Die Bearbeitung der Belege von Bank und Post war arbeitsaufwändig und umfasste mehrere Schritte:

  • Posteingang, Auspacken, Sortieren, Triage der Belege
  • Kontierung der Geschäftsvorfälle
  • Verbuchung am SAP-Finanzsystem
  • Einscannen der Originalbelege

Als die Universität hörte, dass Kontoauszüge von Bank und Post elektronisch erhältlich sind und automatisch verbucht werden können, entschied sie, die Prozesse zu modernisieren. Stefan Wolfisberg, Leiter Finanzen: „Eine Prozessanalyse hatte bei den Zahlungseingängen erhebliches Einsparungspotenzial identifiziert. Wir wollten die Chance nutzen, durch ein automatisches Regelwerk die Effizienz bei der Verarbeitung zu steigern.“

Eine Vorstudie ergab, dass mutmasslich über 50% der Zahlungseingänge vollautomatisch und ohne menschlichen Eingriff verbucht werden könnten. Auch die restlichen Zahlungen würden mit Systemunterstützung schneller und einfacher verbucht. Die Anwender waren zuerst skeptisch – es war einfach schwer vorstellbar, dass bereits wenige Regeln genügen sollten, um die manuelle Kontierung einzusparen.
Bereits die ersten Tests zeigten aber, dass mit nur 20 Regeln bereits über 50% der Zahlungseingänge vollautomatisch abgewickelt werden konnten. Auch für die restlichen Zahlungseingänge ergab sich eine grosse Arbeitsersparnis: Beträge, Valutadaten und Texte werden elektronisch empfangen und für die Buchung vorerfasst. Nur die Kontierung muss noch durch die Sachbearbeitenden ergänzt werden.

Peter von Gunten, Leiter finanzielles Rechnungswesen: „Die Verarbeitung der Zahlungseingänge geht schneller und es werden Fehler vermieden. Wir sparen den Aufwand beim Posteingang und können vollständig auf das Papier verzichten. Auch das Scannen der Belege entfällt, denn die Information zur Zahlung (der sogenannte Verwendungszweck) wird bei jeder Buchung digital hinterlegt.“

Wie es funktioniert
Die Postfinance wie auch die Banken stellen Kontoauszüge in einem standardisierten, elektronischen Format bereit (SWIFT-Standard MT940 oder ISO-20022). Diese Daten können über E-Banking heruntergeladen werden. Das SAP-System liest den Kontoauszug ein und wendet Regeln an, welche Konti für die Verbuchung zu verwenden sind. Nicht nur Standardvorgänge wie ESR-Gutschriften oder Belastungen aus Zahlungsaufträgen werden erkannt, sondern auch kundenspezifische Geschäftsvorfälle. So werden beispielsweise Gutschriften von Kreditkartenfirmen oder Zahlungseingänge aus Personalversicherungen automatisch kontiert und verbucht.

Update (April 2016)
Mit den Neuerungen im Zahlungsverkehr nach ISO-20022 werden in den nächsten zwei Jahren weitere Optimierungen möglich. Standardisierte Geschäftsvorfall-Codes (Bank Transaction Codes) ermöglichen eine noch höhere Automatisierung bei der Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge. > Mehr Informationen

Was es dazu braucht
Die Universität Zürich verwendet im Rechnungswesen die Software von SAP. Zur Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge kommt das Add-On Bankomat-940 zum Einsatz.

Auf diese Kombination setzen auch die Stadt Zürich und das Buchungszentrum des Kantons Zürich. Nach einer Einarbeitungszeit können damit ca. 80% der Transaktionen aus den Kontoauszügen automatisiert werden.

Die Vorteile nochmals zusammengefasst:

  • Verzicht auf Posteingang und Papierbelege
  • schnellere Verarbeitung, weniger Personalaufwand, höhere Effizienz
  • Vermeidung von Tippfehlern
  • Kein Scannen von Originalbelegen mehr notwendig,  Belegdaten werden digital an die Buchung angehängt

Mehr Informationen: elektronischer Bankkontoauszug – Bankomat-940

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