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Effizienz steigern durch optimierte HR-Prozesse

30. Dezember 2013 um 15.07 Uhr
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Mit workflowbasierten Prozessen sind papiergebundene Arbeitsabläufe und manuelle Eingaben Vergangenheit. Das ermöglicht den HR-Abteilungen, sich dank Zeitersparnis stärker um anderes als administrative Arbeiten zu kümmern. Nicht nur die Effizienz in den Prozessen wird verbessert, sondern auch die Fehleranfälligkeit minimiert und verschiedene Rollen in die Prozesse eingebunden.

Unternehmensspezifische HR-Prozesse
HR-Prozesse sind in jedem Unternehmen individuell ausgeprägt. Je nach Organisation sind unterschiedliche Rollen beteiligt, welche die verschiedenen Aufgaben eines Prozesse durchführen.

Bei der Einführung von workflowbasierten Prozessen werden Anzahl und Art der Aufgaben exakt anhand des Unternehmensprozesses analysiert, abgebildet und den entsprechenden Rollen zugeordnet. Die Workflows können dann standortunabhängig ausgeführt werden, da die Anwender mit einem herkömmlichen Browser, beispielsweise Internet Explorer, arbeiten. Die Benutzeroberfläche ist personalisiert und bedürfnisgerecht gestaltet. Der Personalverantwortliche behält während der Bearbeitung seiner Aufgaben den Überblick, indem er jederzeit sieht, in welchem Arbeitsschritt er sich befindet.

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Elektronische Formulare statt Papier
Papiergebundene Abläufe sind fehleranfällig und führen in der Regel zu mehrfacher Datenerfassung und vielen Rückfragen. Mit interaktiven Formularen werden Medienbrüche vermieden und die eingegebene Information in Echtzeit geprüft. Die elektronischen Formulare lassen sich einfach erstellen und werden mit dem Workflow an den nächsten Bearbeitenden gesandt. Damit reduzieren sich Fehler und die Durchlaufzeit wird signifikant reduziert.

Umsetzung mit modernen SAP Technologien
Nach der Identifikation und Priorisierung der Prozesse, die durch einen elektronischen Workflow unterstützt werden sollen, sind diese im Detail zu beschreiben und zu spezifizieren. In der Umsetzung kommen SAP HCM-Prozesse und Formulare zum Einsatz, die Bestandteil der HR Administrative Services sind. Mit diesem flexiblen Framework können die Workflows bedürfnisgerecht umgesetzt werden. Es stehen dabei verschiedene SAP Technologien zur Verfügung, die miteinander verknüpft werden:

  • SAP-Portal und SAP-Workflows als steuernde Elemente für den Prozess
  • SAP ERP als Datenlieferant und zur Speicherung der Mutationen
  • In den interaktiven Formularen werden die Angaben angezeigt und erfasst
  • Das Case Management (Fallverwaltung) bildet die Grundlage für die Speicherung der im Workflow anfallenden Daten

Die Vorteile auf einen Blick
Die Ablösung von manuellen und papierbasierten Abläufen erhöht die Wirtschaftlichkeit in den Prozessen und hat die folgenden Vorteile:

  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Keine Medienbrüche mehr
  • Verringerung der Fehlerquote
  • Alle Rollen sind optimal in den Prozess eingebunden
  • Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar definiert
  • Sinkende Personalverwaltungskosten pro Mitarbeitenden
  • Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Mehr Informationen: Novo Business Consultants

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