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Virtuelle Konferenzen – Wer lernt, damit umzugehen, macht sich heute fit für morgen

3. Januar 2014 um 16.10 Uhr
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bigstock-Image-of-businesspeople-at-pre-47127850Virtuelle Konferenzen, seien es Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen, bergen grosses Potential und sind entsprechend im Wachstum begriffen. Das Ansinnen, mit vergleichsweise tiefen Investitions- und Betriebskosten die betriebliche Reisekasse zu entlasten, tönt einleuchtend. Wozu noch reisen, wenn die Konferenz auf Knopfdruck in ansprechend hoher technischer Qualität verfügbar ist? Wozu aufwändige Sitzungen einberufen, wenn im Handumdrehen eine fast beliebige Anzahl Teilnehmer in einer virtuellen Konferenz erreichbar ist?

Während des gesamten zwanzigsten Jahrhunderts war die Forschung immer wieder damit beschäftigt, unterschiedlich geartete Konferenztechniken via Telefon, mit und ohne Bild, zu entwickeln. Der eigentliche Durchbruch aber gelang erst mit der Digitalisierung der Kommunikation. Mit der exponentiellen Entwicklung in der IT und in der Telekommunikation kam eine flächendeckende und enorm tiefe Durchdringung der Firmen und ihrer internen Arbeitsplatzwelten. Die Digitalisierung der Arbeitsplätze und entsprechend der Kommunikationsmittel hat definitiv Einzug gehalten und ist nicht mehr wegzudenken. Wer nicht dauernd und aufs Neue lernt, damit umzugehen, wird den Anschluss verpassen.

Dass virtuelle Konferenzen in vielen Organisationen bereits etabliert sind und künftig noch vermehrt eine bedeutende Rolle in der täglichen Kollaboration spielen werden, steht ausser Frage. Entscheidend für die Güte der virtuellen Zusammenarbeit sind weniger die Möglichkeiten der unterschiedlichen Tools, als vielmehr ein bewusster und nachhaltiger Umgang damit. Man rennt ja auch nicht gleich mit dem gesamten Team die Eigernordwand hoch, nur weil dieser sagenhafte Berg quasi vor der eigenen Türe liegt. Man macht sich sinnvollerweise Gedanken zu den Beweggründen, zu benötigten Ressourcen und dem erwarteten Nutzen, man prüft und stellt sicher, dass das Team entsprechend fit und für den Aufstieg gerüstet ist und selbstredend verfolgt man laufend allfällige Risiken und versucht diese zu minimieren. Ähnliche Fragestellungen ergeben sich auch im Zusammenhang mit virtuellen Konferenzen, so zum Besipiel:

  • Zieldefinition
    Welche Ziele sollen mit virtueller Konferenztechnologie erreicht werden: Kosteneinsparung, Flexibilität, sichere Kommunikation, Qualitätssicherung, etc.?
  • Kosten- und Wirkungs-Controlling
    Stehen die Entlastung der Reisekasse, plus Investition und Betrieb der Konferenztechnologie im Verhältnis zu den angestrebten Zielen, etc.?
  • Training der Nutzer
    Ist der Einsatz der Technologie selbsterklärend? Ist die Ergebnisscherung allein durch die Handhabung der Technologie gewährleistet? Oder braucht es Schulungen und Nachschulung zur sorgfältigen, zielführenden Nutzung des Mediums, etc.?
  • Risikomanagement
    Virtuelle Konferenztechnologie ist ein Stück Software zur Übermittlung von oft vertraulichen oder gar geheimen Informationen. Soll, analog zu anderer Business oder Collaboration Software, das firmeninterne Angebot von virtuellen Konferenzen auf seine Compliance bezüglich vorzugebender Nutzungspolicies überprüft werden, etc.?

Bei virtuellen Konferenzen verhält es sich nicht anders als in jeglichen anderen strategischen und operativen Unternehmensangelegenheiten. Langfristig und im Rahmen einer „Vollkostenrechnung“ unter Berücksichtigung qualitativer, wirtschaftlicher und Risiko relevanter Aspekte nutzt einem die schiere Möglichkeit eines Tools nur bedingt. Für einen nachhaltigen und organisationsübergreifenden Nutzen braucht man Ziele, einen Plan zur Umsetzung und die Kontrolle und laufende Optimierung des Betriebs. Zusätzlich gilt es, die latenten Risiken zu bewerten, zu Monitoren und entsprechend zu agieren. Nicht zuletzt gilt auch hier: man muss sich laufend um die Thematik kümmern, aktives Lifecycle-Management betreiben.

Entsprechend empfehlen wir für ein strukturiertes Vorgehen ein 4-Phasenmodell:

  • Analyse:
    Bedarfsermittlung mittels pragmatischem Best-Practices-Ansatz, Definition Kosten-Nutzen, IT-Governence, etc.
  • Evaluation (falls Lösung nicht bereits vorhanden):
    klassisches, sehr schlankes Auswahlverfahren unter Berücksichtigung der vorhanden Kommunikations- und IT-Landscape
  • Realisierung:
    Scoping und Detaillierung Funktionalität, Schulungskonzept für Moderatoren und Teilnehmer, Nutzungspolicies, etc.
  • Betrieb:
    Physische oder virtuelle Schulungen, Controlling und Monitoring Quality, Kosten-Nutzen, Risk, etc.

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* Das Whitepaper basiert einerseits auf unserer langjährigen Erfahrung im Umgang mit virtuellen Konferenzen im Rahmen von standortübergreifenden Projekten bei unseren Kunden. Andererseits bezieht es sich auf Ergebnisse eines studentischen Forschungsprojektes der FHNW, Hochschule für Wirtschaft (2012/13).

Matthias Zurfluh ist Geschäftsführer der Z punkt Organisationsberatung, Lenzburg. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Analysen, Evaluationen und Audits, Coaching (Strategie, Planung, Umsetzung, Schulung), Change-Management, Projektmanagement, Risiko- und Krisenmanagement.

Mehr Informationen: Z punkt Organisationsberatung

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