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Die Post – Hohe Effizienz und Flexibilitat im Dokumentenerstellungsprozess

1. Dezember 2016 um 16.12 Uhr

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Die Schweizerische Post gehört mit Ihren Tochterfirmen Post CH AG (PostMail, PostLogistics, Poststellen und Verkauf u.a), Postfinance und Postauto Schweiz AG mit über 62‘000 Mitarbeitern zu den grössten Arbeitgebern der Schweiz. Für die Betreuung des gesamten Personals ist der Bereich P4 Services mit 140 Angestellten zuständig und verantwortet auch die schriftliche Kommunikation gegenüber den Postmitarbeitenden rund um die Administration im HR. Hier fallen laufend grosse Mengen an Dokumenten wie z.B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Jubiläumsschreiben, Informationsschreiben, u.v.m. an. Der dafür notwendige Dokumentenerstellungsprozess war immer sehr aufwändig, so wurden Serienbriefvorlagen in MS-Word verwaltet oder die Erstellung der Dokumente wurde mittels individueller Programme gemacht. Diese Arbeiten waren mühsam und ressourcenintensiv, weshalb die Post nach einer neuen, innovativen Lösung suchte. Die Zielsetzung war eine vollautomatische Umsetzung direkt aus SAP mit Nutzung der bestehenden SAP HR Stammdaten.

Mit dem DocBuilder der Marke teamworksolutions fand die Post bei TeamWork Schweiz AG die passende Lösung. Die vollständig auf SAP basierte und in SAP eingebettete Lösung bietet die Möglichkeit Dokumente via MS-Word Templates direkt aus SAP zu erstellen. Als gewichtiger Vorteil erweist sich dabei, dass die Mitarbeitenden des Servicecenter Personal die Word Vorlagen jederzeit selber editieren sowie anpassen und somit ohne IT Spezialwissen flexibel auf neue Bedürfnisse eingehen können. Basierend auf der Auswahl innerhalb der Prozesse (Firma, Personalbereich oder sonstige Daten aus dem Prozess) wird festgelegt welche Dokumente erzeugt werden, die Inhalte dieser Dokumente werden dann auf Basis von Tags (Feldvariablen) aufbereitet. Die Formatierung wird ebenfalls flexibel mit Tags gestaltet, es gibt beispielsweise Typen für Textabsatz Ein- oder Ausblenden, Tabellen, Bilder, Barcode, Mehrsprachigkeit, Optionen etc.. Die Dokumentausgabe erfolgt im Word, PDF oder PDF/A Format. Dokumente welche vor dem Versand durch Dritte geprüft werden müssen, können auch mit Wasserzeichen versehen und erst nach Freigabe in das fertige PDF überführt werden. Nach der Fertigstellung kann bei Bedarf die Übergabe an die Bandstrasse der Swiss Post Solutions erfolgen, wo Druck, Verpackung und Versand erledigt werden. Sofern zusätzliche Beilagen hinzugefügt werden müssen, wird dies im Prozess ebenfalls elektronisch berücksichtigt und den Mitarbeitenden in einer zusätzlichen Datei mitgeteilt.

Dokumente welche nach dem Druck in den Prozess zurückgeführt werden sollen (z.B. in die elektronische Personalakte) werden direkt mit Barcode gedruckt, damit diese automatisiert zugewiesen und am richtigen Ort abgelegt werden. Die Post kann mit teamworksolutions DocBuilder Dokumente basierend auf allen bestehenden Infotypen erzeugen und für die Vorlagen alle Word Möglichkeiten nutzen (Text, Bilder, Tabellen, Checkboxen, Auswahllisten, Aufzählungen, Kommentare, usw.).

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Seit Januar 2015 hat die Post über 70‘000 Arbeitsverträge und insgesamt mehr als eine halbe Million Dokumente mit teamworksolutions DocBuilder generiert. 85‘000 davon wurden nach Unterzeichnung als gescannte Dokumente automatisiert per Barcode wieder eingelesen und einem Prozess oder der Personalakte zugewiesen.

Mit diesem Prozess werden enorme Einsparungen erzielt, dazu meint der verantwortliche Leiter von P41 Projekte Jürg Stettler: „Mit der Einführung von teamworksolutions DocBuilder konnten wir enorme Einsparungen erzielen. Wichtiger für uns sind aber ein verbesserter Komfort gegenüber den Mitarbeitenden des Servicecenter Personal sowie qualitative Verbesserungen in der Mitarbeiterkommunikation. Heute könnten wir uns den Dokumentenerstellungsprozess ohne teamworksolutions DocBuilder nicht mehr vorstellen.“

Mehr Informationen: DocBuilder von teamworksolutions

 

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