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Elektronischer Kontoauszug statt manuelles Buchen – Effizienz bei der Stadt Zürich

5. Januar 2014 um 16.37 Uhr

Grafik MT940Mit der Einführung der ERP-Software von SAP modernisierte die Stadt Zürich ihre Lösungen für die zentrale Finanzverwaltung wie auch für sämtliche Departemente und Betriebe, so z.B. das Sozialdepartment, Grün Stadt Zürich oder die Verkehrsbetriebe VBZ.

Im Bereich Zahlungsverkehr ergab sich die Möglichkeit, bisher manuell ausgeführte Tätigkeiten zu automatisieren. Die Kontoauszüge von Bank und Post waren bis dato manuell verbucht worden – aufgrund des hohen Transaktionsvolumens ein erheblicher Aufwand. So waren ca. 100 Dienststellen als Zahlungsempfänger registriert, denen Zahlungseingänge gutzuschreiben waren. Die hunderttausende von Transaktionen umfassten neben eingehenden Zahlungen auch Kartentransaktionen (Point of Sales), Belastungen im Lastschriftverfahren und Zahlungsausgänge.

Da Banken wie auch die Post Kontoauszüge in einem standardisierten, elektronischen Format (MT940) bereitstellen, war es ein Leichtes in Zukunft auf die Papierstapel von Bankbelegen zu verzichten. Das SAP-System ist im Standard in der Lage, die Bankbelege zur Verbuchung aufzubereiten und das zugehörige Bank oder Postkonto vorzuschlagen. Aber die städtische Finanzverwaltung wollte einen noch höheren Automatisierungsgrad erreichen. Das System sollte aufgrund von Regeln den zugehörigen Geschäftsvorfall ermitteln, diesen im Buchungstext dokumentieren und die Konti der betroffenen Dienstabteilungen (ca. 100 verschiedene Buchungskreise) ermitteln.

Über 700 Verbuchungsregeln wurden ermittelt und auf einfache Weise im System erfasst. Dabei zeigte sich, dass 80-90% der Transaktionen automatisierbar waren. Die Finanzverwaltung war erstaunt zu realisieren, dass die Mitarbeitenden bis dato eine so grosse Zahl von Regeln „im Kopf“ haben musssten um eine fehlerfreie Verbuchung zu gewährleisten. Die automatisierte Verarbeitung brachte folgende Vorteile:

  • schnellere Verarbeitung, weniger Personalaufwand, höhere Effizienz
  • Vermeidung von Tippfehlern
  • Kein Scannen von Originalbelegen mehr notwendig,  Belegdaten werden elektronisch an der Buchung angehängt

„Durch die automatische Verarbeitung konnten wir den Personaleinsatz in der Abteilung Zahlungsverkehr optimieren, was uns einen nachhaltigen Nutzen bringt“ – Maja Menn, Direktorin Finanzverwaltung der Stadt Zürich.

Die Lösung konnte basierend auf dem SAP-Standard und einer bestehenden Erweiterung mit wenig Zusatzaufwand umgesetzt werden.
Nach sechs Jahren reibungslosem Betrieb, mit hohen verarbeiteten Transaktionsvolumen haben die Verantwortlichen für den Zahlungsverkehr das Regelwerk selbständig auf 1’600 Regeln erweitert.

Mehr Informationen: elektronischer Bankkontoauszug – Bankomat-940

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