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ewz spart 36’000 Blatt oder 180kg Papier pro Jahr

19. September 2013 um 16.29 Uhr

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Seit 1892 versorgt ewz die Stadt Zürich und Teile des Kantons Graubünden mit Strom und bietet Dienstleistungen rund um das Thema Energie an. Sie zählt mit 1000 Mitarbeitenden, davon 100 in Graubünden, zu den zehn grössten Energiedienstleistungsunternehmen in der Schweiz.

Mehrmals hatte das ewz in den vergangenen Jahren schon der Versuch unternommen, den auf Papier basierenden Wochenrapport  durch eine zeitgemässe, systemgestützte Softwarelösung zu ersetzen.

Der Wochenrapport (Leistungserfassungen, Spesen und lohnrelevanten Angaben) wurde wöchentlich von allen Mitarbeitenden manuell erstellt. Vorgesetzte prüften und visierten die Papier-Rapporte der Mitarbeitenden von Hand. Anschliessend wurden diese via Hauspost in die Administration weitergeleitet. Der Verbrauch an Papier war enorm: der Inhalt von 1’000 Blatt pro Woche respektive 53’000 Wochenrapporten  pro Jahr musste in die selbstprogrammierte SAP Erfassungsmaskeeingetippt werden. Wegen fehlende Eingabeprüfungen wurden Fehler erst bei der Überleitung in das SAP ERP System entdeckt.

„Die alte Lösung war aufwendig und kompliziert, es gab viele Fehlerquellen, Verzögerungen und Doppelerfassungen“, so Dominik Burren, Leiter betriebliches Rechnungswesen.

Das Projekt startete mit dem Ziel,  den Wochenrapport als Ganzes abzulösen, damit die IST- Situation zu verbessern und keine wesentlichen Prozessänderungen zu etablieren.  Die Konzeptionsworkshops ergaben jedoch, dass es sinnvoll war die Zeit- und Leistungserfassung zu entflechten und zusätzlich eine Spesenerfassung einzuführen, welche ursprünglich als Folgeprojekt geplant war.

Rasche Umsetzung dank vorkonfiguriertem Standard
Das fast fertige Standardsystem von Process Partner stand sehr schnell zur Verfügung, und die Projektmitarbeitenden des ewz waren rasch kompetent in der Bedienung und Funktionsweise von ProTime. Die Projektleiter des ewz, Dominik Burren und Gabriel Weber waren in den einzelnen  Niederlassungen unterwegs, um das neue System und dessen Funktionalität zu präsentieren und die Mitarbeiter auf die neue Lösung vorzubereiten. Sie sorgten auch umfassend  für die interne Kommunikation mit Schulungsvideos, Intranetseiten und Informationsveranstaltungen.

Da das System frühzeitig bereitstand konnte bereits vor der Produktivsetzung eine Pilotgruppe  ca. 30 Leuten (von 1.000) unterschiedlicher Geschäftsbereiche auf dem neuen System arbeiten Damit war sichergestellt, dass zum Gesamtproduktivstart am 1. Oktober 2010  keine fehlenden oder fehlerhaften Funktionen mehr zu erwarten waren. Am Tag der Produktivsetzung traf man auf Plakate an Säulen, im Lift, in Eingangsbereichen – überall im ewz wurde auf ProTime und damit die Abschaffung des Wochenrapports hingewiesen.

Die Einführung von ProTime beim ewz konnnte  „in time“ und „in budget“ durchgeführt werden – dank  dem grossen Einsatz aller Projektbeteiligten. Durch ProTime fallen administrative Doppelspurigkeite weg und es leistet zusätzlich auch noch einen Beitrag an die Umwelt: 180 kg Papier weniger pro Jahr.

„Früher waren die Controlling Daten erst nach 2 Wochen verfügbar, heute agieren wir damit bereits am Folgetag der Erfassung durch die Mitarbeiter.“, so Dominik Burren, Leiter betriebliches Rechnungswesen.

Mehr Informationen: Process Partner AG

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