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Optimierter Rekrutierungsprozess beim Universitätsspital Basel

29. Juli 2016 um 17.37 Uhr
Universitatsspital Basel CC BY-SA 3.0

Von Taxiarchos228 aus der deutschsprachigen Wikipedia, CC BY-SA 3.0

Das Universitätsspital Basel (USB) ist eines der fünf Universitätsspitäler der Schweiz und verfügt über 8 Behandlungszentren und 39 Kliniken. Das Spital ist einer der grössten Arbeitgeber der Region Nordwestschweiz mit 6’700 Mitarbeitenden aus rund 86 Nationen

Wie die meisten Arbeitgeber aus dem  Gesundheitssektor beschäftigte das USB die Frage, wie die Online-Rekrutierung attraktiver, niederschwelliger und effizienter gestaltet werden konnte. Im Fokus waren dabei neben Ärzten und Ärztinnen die Mitarbeitenden in der Pflege und das medizinisch-technische und medizinisch-therapeutische Personal (MTT).

Die Grundinfrastruktur für das Personalwesen war mit der SAP HCM-Suite bereits seit Jahren erfolgreich im Einsatz. Ziel war es, die Plattform mit einer Softwarelösung für die Rekrutierung zu ergänzen. Der Rekrutierungsprozess sowie die darauffolgende Vertragserstellung sollten elektronisch unterstützt und möglichst automatisiert und ohne Medienbrüche abgewickelt werden können.

Hybride Lösung mit Cloud und lokalen Daten
Für den neuen Rekrutierungsprozess entschloss sich das USB für die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Recruiting Management. Da schon SAP HCM-Module im Einsatz waren und diese Investitionen geschützt werden sollten, bot sich das sogenannte hybride Modell an. Dabei werden die beim Universitätsspital („On-Premise“) betriebenen SAP HCM Komponenten durch Talent Module von SAP SuccessFactors (in diesem Fall Recruiting Management) in der Cloud ergänzt.

Für die Arbeitsvertragserstellung kommt die in SAP integrierte Lösung smahrt-contract zum Einsatz. Rund um das Anstellungsverhältnis von Mitarbeitenden – vom Arbeitsvertrag beim Eintritt über Anstellungs- oder Lohnänderungen bis zur Austrittsvereinbarung oder Kündigung beim Austritt – können so sämtliche vertragsrelevanten Dokumente und Beilagen direkt in SAP produziert und bewirtschaftet werden.

Durch die Integration von smahrt-contract in den neuen Rekrutierungsprozess werden die Daten eines neuen Mitarbeitenden über eine Schnittstelle ins SAP übertragen und für die Vertragserstellung verwendet. Die im Recruiting und smahrt-contract benötigten Felder wurden aufgrund der Unternehmensbedürfnisse des USB angepasst bzw. ergänzt. smahrt-contract verfügt über ein SAP Look-and-feel, der Schulungsaufwand für das HR war dementsprechend sehr gering.

Grosser Nutzen durch Effizienz und Standardisierung
Das USB sieht die unternehmensweite Einführung des Vertragstools sowie von SAP SuccessFactors Recruiting als grosse Chance, den Rekrutierungsprozess und die Arbeitsverträge (in Punkto Inhalt, Form und Wording) zu standardisieren und zu professionalisieren.
Ein grosser Vorteil ist die vollständige Integration von der Stellenausschreibung bis zur Erstellung des Arbeitsvertrags. Die Daten müssen so nur einmal erfasst werden. Die ins SAP HCM übernommenen Daten können in Zukunft auch für weitere Module zur Verfügung gestellt werden.

Im Rahmen der Loslösung vom Kanton wurde für alle Angestellte des USB ein neuer Arbeitsvertrag erstellt. Dank smahrt-contract hielt sich der Aufwand auch für diese Massenvertragserstellung (ca. 6000 Verträge) in Grenzen.

Lösung: smahrt-contract

Konzept und Umsetzung: smahrt consulting

 

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