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Zeit- Leistungs- und Spesenerfassung bei den EKZ

30. Dezember 2013 um 9.54 Uhr

bigstock-Electric-Wires-Pole-On-A-Backg-46270987Die  EKZ (Elektrizitätswerke des Kantons Zürich) gehören zu den grössten Schweizer Energieversorgern. Als selbständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen mit rund 1.400 Mitarbeitenden beliefern sie Kunden in rund 130 Gemeinden und versorgen über 40 Stadt- und Gemeindewerke mit Strom.

Im Jahr 1989 wurde bei der EKZ ein Prozess zur Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung für die Mitarbeitenden basierend auf einer Eigenentwicklung mit Anbindung an das bestehende SAP System eingeführt. Lange wurde der Erfassungsprozess aufrechterhalten, doch nach 20 Jahren war die Zeit für eine Anpassung der durchgehend manuellen Erfassung gekommen.

„Die Abläufe für die Mitarbeiter waren kompliziert und nicht transparent“, erklärt Werner Imfeld, Leiter Personal Services der  EKZ. Zweiwöchentlich mussten die Mitarbeitenden der EKZ Ihre Leistungs, Zeit- und Spesenrückmeldungen in einem komplexen Excelfile erfassen. Anschliessend waren in Summe fünf Mitarbeitende der Administration damit beschäftigt, diese Daten von Hand in das bestehende SAP System zu übertragen – nach drei Tagen Erfassungsaufwand und zahlreichen Fehlerkorrekturen standen die Daten dann endlich zur Verfügung, um im Controlling und HR weiterverarbeitet zu werden.

Als neue Lösung kamen für die EKZ  drei Varianten in Frage: Rückmeldung der Mitarbeiter mittels SAP Standard CATS, Nutzung der Weblösung SAP ESS Employee Self Service oder aber Datenerfassung mittels ProTime von der Process Partner AG in St. Gallen. Eine Vorstudie und die Überprüfung durch ein neutrales, externes Beratungsunternehmen ergab ProTime als die beste Lösung für die EKZ.

Parallel zu Einführung einer neuen Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassungslösung sollte die bestehende SAP Zeitwirtschaft der EKZ im Zuge des ProTime Projekts optimiert werden. Doch der Herausforderungen war damit nicht genug: parallel zur Implementierung von ProTime wurde auch noch ein neues Zeitreglement bei der EKZ etabliert. Die Mitarbeitenden wurden dadurch doppelt gefordert: Nutzung einer neuen Erfassungsmaske für Zeiten, Leistungen und Spesen unter Berücksichtigung des neuen Reglements.

Standard innert kurzer Zeit implementiert und lauffähig
Das Standardsystem von Process Partner stand sehr schnell zur Verfügung. Organisatorisch waren einige Knacknüsse zu  lösen, so stellte sich die Anpassung der bestehenden Zeitwirtschaft auf die neuen Prozesse  anspruchsvoller heraus als erwartet. Auch die Regelung der Berechtigungsprüfungen über das bestehende, speziell genutzte Organisationsmanagement bei der EKZ musste angepasst werden

Informationen im Intranet der EKZ und persönliche Anschreiben informierten die Mitarbeiter über die ProTime-Einführung und die damit verbundene neue Prozessabwicklung im Unternehmen. Alle 800 Mitarbeiter der EKZ, die via ProTime ihre Daten künftig zu erfassen hatten, wurden persönlich geschult. Die Produktivsetzung verlief reibungslos, und  von den Mitarbeitenden der EKZ kamen nur wenige Rückfragen. ProTime läuft problemlos. Inzwischen nutzt EKZ eine Leistungserfassung, welche mit dem alten System und dessen Funktionalität nicht annähernd denkbar gewesen wäre.

„Aussendienstmitarbeiter der EKZ haben sogar die Möglichkeit, sich direkt über das Kundenportal anzumelden, um auch von zu Hause aus eine Datenerfassung mit ProTime durchführen zu können“, so Werner Imfeld.

 

Mehr Informationen: Process Partner AG

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