IT Change Management – auch die Schulung der Anwender gehört dazu!

5. Januar 2014 um 16.03 Uhr
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ComputerschulungDie Einführung einer neuen IT-Lösung zieht verschiedene Veränderungen nach sich.
So werden neue Rollen und Verantwortungen sowie neue Prozesse definiert, welche zusätzlich durch eine neue Software unterstützt werden. Dabei ist die frühzeitige Einbindung der zukünftigen Benutzer von grösster Bedeutung.

Oft werden zum Ende eines Projekt-Zyklus die restlichen Budgets mit Nachbesserungen verplant. Dabei kann eine ungenügende Schulung der zukünftigen Benutzer zum unerwarteten Stolperstein im Projekt werden.

 

Die Folgen daraus sind:

  • Statt einer Benutzerschulung gibt es „learning-on-the-job“
  • Die Anwender sind gezwungen, das neue System weitgehend ohne Schulung anzuwenden
  • Durch die fehlende Schulung der Benutzer und den verspäteten Know-How-Aufbau entstehen Folgekosten, da die neue Lösung nicht wie geplant eingesetzt werden kann
  • Der erhoffte Nutzen der neuen Lösung tritt nicht ein.
  • Die Anwender sind unzufrieden und finden sich mit dem neuen Tool nicht zurecht
  • Es entsteht eine Missstimmung und das neue System wird nicht angenommen

Welche Argumente bieten sich einem Change-Manager, auch bei knappen Budgets dem Auftraggeber ein Training schmackhaft zu machen?

  • Die Planung und Durchführung von Anwender-Schulungen gehören zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Systemeinführung – dies auch im Hinblick auf den Aufbau einer internen Support-Struktur und „Support-Kultur“
  • Know-how-Transfer vom Projektteam ist nur möglich, wenn das Tool den Anwendern bekannt ist
  • System-Änderungen bringen auch Organisations- und Kultur-Anpassung mit sich – wer möchte es sich schon mit der Organisation oder der Kultur „verscherzen“?

Das Ziel, dass die Anwender zum Zeitpunkt des „Going Live“ ideal für den Einsatz des neuen Tools geschult sind, kann mit folgenden Massnahmen erreicht werden:

  • Anwender nehmen von Anfang an als Benutzervertreter an den Projektsitzungen teil.
  • Für die Anwender wird eine Support-Struktur aufgebaut: Wer hilft dem Anwender bei Fragen zum Einsatz der Lösung? An welche Stelle wendet er sich nach dem Produktivstart beim Problemen im Tagesgeschäft?
  • Die Anwender werden frühzeitig über die Einführung der neuen der Lösung und die betreffende Schulung informiert.
  • Termine, wie Software-Updates, Datenmigrationen, technisch bedingte Ausfallzeiten sowie Feier- und Ferientage, müssen bei der Planung der Schulung berücksichtigt werden

Werden diese einfachen Grundsätze eingehalten, ist die der erfolgreiche Einsatz der neuen Lösung und somit der Projekterfolg sichergestellt.

Dietmar Wettach ist Redaktor von referenzportal.ch und im Business Development dieser Plattform engagiert. Er hat 15 Jahre Erfahrung als Consultant, Instruktor und Business Engineer in der Informatik und besitzt einen Executive MBA der HSG in Business Engineering.

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