Das SAP Projektsystem – Allzweck-Taschenmesser für das Controlling

3. Januar 2014 um 11.15 Uhr
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bigstock-Business-People-On-Penknife-5513157„Mit dem Projektsystem vom SAP könnte man eine Mondlandung organisieren“ hat jemand gesagt – und er hatte wohl recht. Mit dem mächtigen Werkzeug liessen sich die strukturellen, planerischen und finanziellen Aspekte eines Flugs zum Mond abbilden.

Wegen des grossen Funktionsumfangs hat dieses Modul bei nicht „eingeweihten“ Fachabteilungen den Ruf, kompliziert zu sein. «Brauchen wir das überhaupt?» lautet oft die Frage. Für das finanzielle Controlling gibt es im SAP mit dem Innenauftrag ein einfacheres Instrument. Für die Planung komplexer Projekte gibt es die Desktop-Software Microsoft Project. «Sind wir damit nicht besser bedient?» hört man auch ab und zu.

Mit diesem Artikel möchten wir aufzeigen, dass das Projektsystem durch seine Integration von strukturellen und finanziellen Elementen eine Allzweck-Waffe für das Controlling ist. Aus diesem Grund haben viele Organisationen der öffentlichen Verwaltung in den letzten Jahren das Projektsystem eingeführt.

Erfolgreich eingesetzt wird es in verschiedenen Branchen der öffentlichen Verwaltung, beispielsweise für Bauprojekte (Hoch- und Tiefbauämter), für Informatikprojekte sowie für Forschungs- und Dienstleistungsprojekte von Fachhochschulen und Universitäten.

Komplexe, mehrjährige Projekte und Kredite
Die meisten Organisationen der öffentlichen Hand verwalten mehrjährige komplexe Projekte, welche geplant, rapportiert und abgerechnet werden müssen. Die Controlling-Anforderungen einer solchen „Objekfinanzierung“ führen zu einem erheblichen administrativen Aufwand. So wurden in der Vergangenheit umfangreiche Excel-Tabellenblätter geführt, welche über die gesamte Projeklaufzeit à jour gehalten werden mussten. Die Anstrengung gipfelte jeweils bei der Kreditabrechnung zum Projektende. Diese muss den Ansprüchen der Revision genügen, zusätzlich ist das Reporting für die übergeordneten Behörden (Stadtrat, Regierungsrat) zu erstellen.

Typische Anforderungen:

  • Planung und Budgetierung auf Teilprojekten und Kostenarten
  • Zeitaufschreibung auf Teilprojekten und Unterelementen
  • Fakturierung von Leistungen
  • Projektcontrolling (SOLL-IST Vergleich)
  • Aktivierung von aktivierungsfähigen Ausgaben in der Anlagenbuchhaltung

Die Rechnung ist ganz einfach: kann das zu Grunde liegende Informatiksystem nicht alle diese Anforderungen integriert abdecken, muss die Projektleitung die eigenen Kalkulationen und Aufstellungen (Schattenbuchhaltung) permanent mit der Finanzbuchhaltung abgleichen. In dieser werden beispielsweise eingehende Kreditorenrechnungen verbucht – Projektaufwendungen über die es Buch zu führen gilt.

Das Projektsystem – es gehört zum Standardumfang der SAP Finanzbuchhaltung – kann all diese Anforderungen abdecken. Intelligent konfiguriert und eingesetzt vereinfacht es das Projektcontrolling und die Berichterstattung. Dies gibt dem Projektleiter oder der Projektleiterin, welche für den Kredit verantwortlich zeichnen, die notwendigen Instrumente in die Hand. Durch die hundertprozentige Integration mit allen Werteflüssen der Finanzbuchhaltung erlaubt es zusätzlich ein übergreifendes Projekt- und Investitionscontrolling über das ganze Portfolio hinweg – inklusive der bilanziellen Aspekte (Finanzierung, Abgrenzung, Bewertung).

Neue Anforderungen und Entwicklungen im Rechnungswesen
Das Rechnungswesen im öffentlichen Sektor hat sich im letzten Jahrzehnt entwickelt. Bereits die Verbreitung von „New Public Management“ Lösungsansätzen, wie die wirkungsorientierte Verwaltungsführung (WOV) hat dazu geführt, dass viele Verwaltungen ihre Controlling-Strukturen verfeinert haben, um das finanzielle Reporting über ihre Leistungen sicherzustellen. Zum Aufbau eine umfassenden Kontierungsstruktur bietet sich das SAP Projektsystem an. Mit der neuen Rechnungslegungsvorschrift IPSAS und der Umsetzung von HRM2 sind bilanzielle Qualitätskriterien in den Vordergrund gerückt: die Abgrenzung und Bewertung von Projekten am Periodenende. Auch hier bietet das SAP-Projektsystem umfassende Funktionalität: mit einem guten Konzept und der richtigen Konfiguration lassen sich auch komplexeste Projekte automatisch bilanzieren und auf Detailebene (einzelne aktivierbare Projektbestandteile oder Anschaffungen) in die Anlagenbuchhaltung integrieren.

Die wichtigsten Funktionalitäten des SAP-Projektsystems aus Sicht des Rechnungswesens:

  • Projektstruktur (Numerierungslogik)
  • Projektstammdaten, erweiterbar um kundenspezifische Felder
  • Freigabe/Sperren für Buchungen auf Projekt-, Teilprojekt und Detailebene (Statusverwaltung)
  • Aufwandsbezogene Fakturierung (Erlösträger)
  • Kostenplanung, Budgetierung; inkl. Verfügbarkeitsprüfung
  • Obligoverwaltung
  • Abrechnung und Aktivierung in Hauptbuch und Anlagenverwaltung
  • Basisstruktur für die Dokumentenverwaltung, beispielsweise für ein Vertragsmanagement
  • Projektreporting

Neben den finanziellen Gesichtspunkten unterstützt das Projektsystem die Termin-, Ressourcen- und Ablaufplanung von Projekten.

Zusammenfassend: das SAP Projektsystem hat sich bei vielen öffentlichen Verwaltungen als unverzichtbares Instrument für das Projektcontrolling bewährt. Es kann darüber hinaus für den Aufbau organisationsweiter Strukturen von Leistungen und Kostenträgern eingesetzt werden. Kombiniert mit weiteren Funktionalitäten aus dem SAP Standard (Profitcenterrechnung, Neues Hauptbuch NGL) kann es das SAP Modul Haushaltsmanagement für die Verwaltung von Fonds und Krediten ersetzen. Dies ist effizient, da sich das Projektsystem besser in ein umfassendes finanzielles Führungssystem integriert, als das Haushaltsmanagement.

Bei der Neueinführung oder Überarbeitung von Rechnungswesen-Lösungen lohnt es sich, das Projektsystem zu evaluieren und von Anfang an in die konzeptionellen Überlegungen miteinzubeziehen.

Download: Organisationen der öffentlichen Hand, welche das SAP-Projektsystem einsetzen.

 

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